Een zaag zaagt beter

Door Niek Langeweg

Analyse en revisie van een beleidstekst

Je zou het werk van een tekstschrijver kunnen vergelijken met dat van een meubelmaker: beiden creëren een uniek nieuw product uit bestaand materiaal. En net als de meubelmaker kan de tekstschrijver daarbij gereedschap goed gebruiken. Het is van belang dat de ontwerpers van ‘schrijfgereedschap’ ervoor zorgen dat bij het model een duidelijke gebruiksaanwijzing zit. Tekstschrijvers moeten een duidelijk beeld hebben van wat de mogelijkheden en de beperkingen zijn van het gereedschap. Want een zaag zaagt nu eenmaal beter dan dat hij hamert.

In dit artikel wil ik aan de hand van een concrete vraag van een opdrachtgever laten zien dat de functionele analyse van Pander Maat een goed instrument is om ervoor te zorgen dat de tekstkenmerken in overeenstemming zijn met de communicatieve functie van de tekst. Achtereenvolgens zal ik ingaan op de vraag van de opdrachtgever, de aard van het project waarop de tekst betrekking had, de stapsgewijze aanpak van het schrijfproces en enkele verschillen tussen de bestaande tekst en de nieuwe tekst.

De opdrachtgever

De opdrachtgever was een samenwerkingsproject voor preventieve aanpak van jongeren die dreigen af te glijden naar een criminele carrière. In het project werkten twaalf organisaties samen, elk met hun eigen doelstellingen en belangen,
eigen organisatiestructuur en cultuur, en eigen visie. De vraag van de opdrachtgever was nogal ruim: een bestaande beleidsnota moest herschreven worden. De nieuwe tekst moest de twaalf samenwerkende organisaties gunstig stemmen over continuering van de samenwerking en moest in ieder geval eindigen in de aanbeveling om de financiering van het project (door één van de partners) voort te zetten.

Om redenen van discretie heb ik de naam van het project veranderd in ‘het project’ en heb ik de namen van de betrokken organisaties veranderd in een aanduiding met een letter. Wanneer gesproken wordt over ‘de opdrachtgever’ wordt daarmee de projectleiding bedoeld.

De oude tekst

De opdrachtgever had zelf een tekst geschreven die gebaseerd was op de uitkomst van een vier maanden durend traject waarin hij gesprekken heeft gevoerd met de directeuren van de twaalf betrokken organisaties, en twee studiedagen heeft ondergaan onder leiding van externe bureaus. Het doel van deze tekst was: ‘... een helder beeld te geven van de mogelijkheden en onmogelijkheden van het samenwerkingsverband ...’ en het geven van ‘... een voorzet voor het ontwikkelen van nieuw en uitdagend beleid gericht op de aanpak van jeugdcriminaliteit in de regio ...’ [sic].

Partner G, die het project financierde, liet echter weten dat het benodigde geld er weliswaar was, maar dat de subsidie op basis van deze tekst niet beschikbaar zou worden gesteld. Partner G zag in de tekst onvoldoende aanknopingspunten voor een adequate uitvoering van de taken en voor de oplossing van bestaande problemen. De tekst bestond uit fragmenten van drie soorten: beschouwingen over (onder andere) de begeleiding van jongeren en het regeringsbeleid; een puntsgewijze beschrijving van problemen (in de tekst ‘analyse’ genoemd) en van mogelijke oplossingen (in de tekst ‘advies’ genoemd); en schema’s van bestaande of gewenste processen. Er zat geen herkenbaar patroon in de afwisseling van de onderdelen.

Eerste stap: de functie

De tekst is tot stand gekomen door gebruik te maken van de functionele analyse van Pander Maat (1994). De eerste stap in de functionele analyse is het formuleren van een tekstfunctie. De tekstfunctie bestaat uit vier componenten: het onderwerp van de tekst, de doelgroep, de communicatieve effecten die bij de doelgroep bereikt moeten worden en het achterliggende beleidsdoel. Hieronder worden deze componenten afzonderlijk besproken, maar in werkelijkheid worden ze in onderlinge samenhang vastgesteld. De uitgewerkte tekstfunctie voor de bewuste beleidstekst is opgenomen in het eerste kader bij dit artikel.

Achterliggend beleidsdoel

Het achterliggende beleidsdoel was zowel lastig te realiseren als eenvoudig te formuleren: het veiligstellen van het voortbestaan van het project. Kennelijk waren de samenwerkende partners (in ieder geval de financierende partner) van mening dat het project niet efficiënt en/of effectief werkte. Anders geformuleerd: het doel van het project werd onvoldoende gerealiseerd. Om het voortbestaan van het project veilig te stellen, moesten de bestaande knelpunten worden weggenomen.

Inhoud

De tekst moest dus gaan over de problemen binnen het project en over de mogelijke oplossingen. Om de problemen naar ernst te kunnen beoordelen, heb ik deze in verband gebracht met de beleidsdoelen van het project. Omdat deze tot dan toe nog niet expliciet waren geformuleerd, zijn we begonnen met het reconstrueren van deze beleidsdoelen, uitgaande van de kerntaken die bij de start van het project waren vastgesteld:

  1. het tegengaan en zo veel mogelijk voorkomen dat jongeren afglijden naar een criminele carrière door hen te motiveren en te begeleiden naar trajecten gericht op scholing, arbeidservaring en vrijetijdsbesteding; en
  2. het ontwikkelen van een nieuwe werkwijze om de doelgroep efficiënt aan te pakken. 

De knelpunten die in de oorspronkelijke tekst genoemd werden, heb ik gehergroepeerd zodat ze onderverdeeld konden worden bij de beleidsdoelen. Knelpunten die geen bedreiging vormden voor de beleidsdoelen (en dus de kerntaken) werden geschrapt. Een voorbeeld van zo’n knelpunt is: ‘Echter is de outputmeting enkel gericht op de trajectbegeleiding en niet op de overlastvermindering.’ De observatie mag op zichzelf juist zijn, het valt buiten het bereik van de kerntaken van dit project en is daarom niet relevant. Uiteindelijk bleven er zeventien knelpunten over.

Daarnaast moest de tekst laten zien welke veranderingen zouden worden doorgevoerd om de knelpunten weg te nemen. Welke oplossingen gezien de verschillende belangen van de partners realistisch en wenselijk waren, werd geïnventariseerd in afzonderlijke interviews met de twaalf betrokken directeuren, die op elk van de zeventien knelpunten reageerden.

Doelgroep

De definitie van de doelgroep van de tekst was helder, concreet en beperkt: het management van de betrokken organisaties en met name partner G die uiteindelijk een beslissing moest nemen over voortzetting van de subsidiëring. Het waren zonder uitzondering hoogopgeleide professionals, in de leeftijd van 30 tot 50 jaar, die zeer goed geïnformeerd waren over de doelstellingen en het reilen en zeilen van het project, en die de informatie van de tekst zouden gebruiken om beleidsbeslissingen te nemen. Het waren mensen met een drukke agenda en dus weinig tijd om te lezen. Bovendien bestond er onvrede bij de doelgroep over de slagvaardigheid van het project in het algemeen en over de voortgang van het bewuste besluitproces in het bijzonder.

Deze analyse leidde tot de aannames dat de informatie in de tekst snel toegankelijk moest zijn, systematisch en eenduidig geordend zodat het eenvoudig was de tekst snel te scannen op passages die voor de individuele lezer relevant waren. De gebruikte terminologie moest direct aansluiten bij wat gebruikelijk was binnen het project. Synoniemen en ambiguïteit moesten worden vermeden.

Communicatieve effecten

Wat de beoogde communicatieve effecten bij de doelgroep betreft, was de analyse wat ingewikkelder. De doelgroep moest in eerste instantie geïnformeerd worden over de wijze waarop de bestaande knelpunten op praktisch niveau opgelost zouden worden. Daarnaast moest de tekst hen ervan overtuigen dat de aangedragen oplossingen realistisch (haalbaar) en adequaat (afdoende) waren. En tot slot moest de tekst hen motiveren om hun betrokkenheid bij het project te bestendigen. Wat partner G betreft betekende dat: opnieuw subsidie toezeggen voor een periode van vier jaar. Deze analyse leidde tot de aannames dat in de tekst geen beweringen mochten staan die als negatief uitgelegd konden worden en dat de tekst slagvaardigheid moest uitstralen. Woorden met een negatieve lading werden dus niet gebruikt, net zo min als woorden die voorzichtigheid of terughoudendheid suggereerden (zou... kunnen, misschien, eventueel). Bovendien moest de tekst sterk op de inhoud zijn gericht: het was vooral de kwaliteit van de voorstellen die de partners moest overhalen.

Randvoorwaarden

Als belangrijkste randvoorwaarde gold dat de tekst een ‘hamerstuk’ moest zijn: de tekst moest geen discussie maar instemming uitlokken. Bovendien moest de tekst eindigen in de aanbeveling om de subsidie voort te zetten. Elk van de partijen moest zich kunnen vinden in de tekst. Overigens gaf de opdrachtgever aan dat de partners over de kerntaken onderling geen meningsverschillen hadden.

Functionele analyse van Pander Maat
De functionele analyse van Pander Maat heeft betrekking op de formulering van de tekstfunctie. Een beschrijving van de tekstfunctie heeft vier componenten, die in onderlinge samenhang worden vastgesteld:

  • het onderwerp van de tekst; 
  • de doelgroep van de tekst; 
  • de beoogde cognitieve veranderingen bij de doelgroep; 
  • het achterliggende beleidsdoel.

De beschrijving van het onderwerp kan het best zo gedetailleerd mogelijk zijn. Aan de ene kant moet alle informatie opgenomen worden die nodig is om het achterliggende beleidsdoel te halen; aan de andere kant moet informatie die niet bijdraagt aan het halen van dat doel geschrapt worden.

Hoe preciezer de beschrijving van de doelgroep, hoe duidelijker het beeld van de eigenschappen van die doelgroep. Een folder over stoppen met roken is niet zonder meer bestemd voor alle Nederlanders, maar richt zich vooral op Nederlanders die roken. Uit statistisch onderzoek blijkt welke eigenschappen (sub-)doelgroepen hebben: geslacht, leeftijd, sociale status, opleiding, belangstelling, opvattingen et cetera. Deze informatie is nodig bij het kiezen van tekstkenmerken.

De beoogde cognitieve veranderingen bij de doelgroep hebben betrekking op de gewenste communicatieve effecten: wat moet de tekst doen met de lezer? Pander Maat onderscheidt verschillende effecten. Enkele hiervan zijn:

  • informatief effect: de lezer moet weten dat.... (kennis over de werkelijkheid) 
  • instructief effect: de lezer moet weten hoe... (kennis over handelingen) 
  • persuasief effect: de lezer moet vinden dat... (opvatting over een onderwerp) 
  • motiverend effect: de lezer moet .... willen (intentie om iets te doen of laten)

Het achterliggend beleidsdoel heeft betrekking op de vraag waarom de tekst nodig is. Wanneer niet duidelijk is welk beleidsdoel (en daarmee welke kerntaak) gerealiseerd wordt met de tekst, dringt de vraag zich op of de tekst wel noodzakelijk is.

De tekstfunctie van de beleidstekst die in dit artikel wordt besproken, luidde:

De managers van de twaalf samenwerkende partners in het project X:

  • te informeren over de bestaande knelpunten die bestaan bij het project; 
  • te informeren over de mogelijke oplossingen (voorstellen) voor deze knelpunten; ten einde hen ervan 
  • te overtuigen dat de voorstellen zullen bijdragen aan een effectievere en efficiëntere werkwijze om de kerntaken te realiseren; 
  • te overtuigen dat het zinvol is om de betrokkenheid bij het project voort te zetten; ten einde hen 
  • te motiveren om de voorstellen aan te nemen

opdat het voortbestaan van het project voor de komende vier jaar is gegarandeerd.

Schrijfproces: de tekstkenmerken

Voor het rubriceren van tekstkenmerken kan de C3-analyse van Renkema goed dienst doen). Renkema rubriceert op een globaal niveau tekstkenmerken aan de hand van drie criteria: correspondentie, consistentie en correctheid. Hieronder heb ik de begrippen uit de C3-analyse geconcretiseerd aan de hand van de functionele analyse.

De C3-analyse van Renkema
De C3-analyse van Renkema biedt een helder overzicht van typen tekstkenmerken, zoals opbouw, stijl en spelling. Het model biedt op zichzelf geen houvast bij de vraag – als voorbeeld – wélke toon voor welke tekst gepast is, maar het helpt de schrijver wel om zich te realiseren dat hij een keuze moet maken met betrekking tot de toon.

Renkema rubriceert de kenmerken in drie criteria: correspondentie, consistentie en correctheid. Elk criterium heeft vijf niveaus: teksttype, inhoud, opbouw, formulering en presentatie. Hoe hoger in de tabel, hoe belangrijker een gegeven tekstkenmerk is. Daarnaast zijn tekstkenmerken in de linkerkolom belangrijker dan die in de rechterkolom. Het model licht niet toe wanneer een kenmerk ‘voldoende’, ‘correct’ of ‘gepast’ is.

                    Correspondentie         /  Consistentie                            /   Correctheid
Tekstsoort     Geschiktheid              /  Genrezuiverheid                       /   Toepassing genreregels
Inhoud           Voldoende informatie  /  Overeenstemming tussen feiten /   Juistheid van gegevens
Opbouw         Voldoende samenhang /  Consequente opbouw               /   Correcte verbindingswoorden
Formulering   Gepaste formulering    /  Eenheid van stijl                       /   Correcte zinsbouw en woordkeus

Correspondentie

Tekstsoort: Beleidsnota.
Inhoud: Alle relevante knelpunten die gesignaleerd zijn en de oplossingen daarvoor.
Opbouw: Inleiding; zeventien knelpunten en hun oplossingen.
Formulering: Heldere, beknopte en concrete beschrijving van probleem en oplossing. Gebruikelijk jargon en technische termen voor bekende fenomenen kunnen zonder uitleg worden gebruikt.
Presentatie: Onpersoonlijk (lezer wordt niet aangesproken), informatie moet gericht zijn op oplossingen. Veel concrete woorden en kernachtige formuleringen. Geen negatieve woorden, niet te veel voorzichtigheid of omzichtigheid.

Consistentie

Tekstsoort: Hier heb ik besloten om niet het genre te volgen (verhalend proza), maar om keuzes te maken op grond van de functionele analyse.
Inhoud: Knelpunten moeten gerelateerd zijn aan kerntaken en beleidsdoelen.
Opbouw: Systematisch en eenduidig. Elk knelpunt wordt kernachtig beschreven, gevolgd door een beschrijving van de oorzaak zoals die door het management gezien wordt en afgesloten met een of enkele voorstellen die tot een oplossing
moeten leiden.

Bij elk afzonderlijk knelpunt wordt de ‘probleemstructuur’ van Steehouder e.a. (1992) gebruikt:

  • Wat is het probleem?
  • Waarom is het een probleem?
  • Wat is de oorzaak van het probleem?
  • Wat is de oplossing van het probleem?

In de tekst wordt overigens de tweede vraag niet bij elk afzonderlijk knelpunt beantwoord, maar in de inleiding: elk van de knelpunten vormt een bedreiging voor het realiseren van de kerntaken.
Formulering: Zo weinig mogelijk synoniemen naast elkaar gebruiken.
Presentatie: Kopjes vet, lopende tekst normaal, oplossingen cursief.

Correctheid

Tekstsoort: geen gebruik van genreregels gemaakt.
Inhoud: Alleen knelpunten die erkend zijn door het management worden besproken. De genoemde oplossingen zijn in overeenstemming met hetgeen in de interviews is besproken.
Opbouw: De relatie binnen de onderdelen wordt vooral gemarkeerd door volgorde (probleem – toelichting – oplossing) en opmaak (vet, normaal, cursief).
Formulering: De tekst moet grammaticaal correct zijn. Woorden moeten juist gebruikt zijn.
Presentatie: Geen fouten in spelling en interpunctie.

Verschillen

De grote vraag is natuurlijk: in welke aspecten was de nieuwe tekst nu anders dan de oorspronkelijke? Vergelijking van de twee teksten wordt bemoeilijkt door het feit dat door het toepassen van de functionele analyse er een geheel nieuwe tekst is geschreven, in plaats van dat de oorspronkelijke tekst geredigeerd is. De belangrijkste globale verschillen zijn een andere inhoud (andere knelpunten, andere oplossingen), een andere structuur en een beknopte en systematische presentatie van de informatie.

Ook wat betreft de schrijfstijl verschillen de teksten. Om dit te illustreren licht ik er één knelpunt uit: er worden veel minder jongeren naar het project verwezen dan afgesproken. De overcapaciteit maakt het project relatief erg duur. In de oorspronkelijke tekst staat dit:

Analyse:

  1. Er is in het project veel gesproken over de output. Hierbij is uitgegaan van de logica dat er een relatie bestaat tussen overlastbestrijding en succesvolle trajectbegeleiding. Echter is de outputmeting enkel gericht op de trajectbegeleiding en niet op de overlastvermindering. 
  2. In de reeks van input, throughput en output is er een onevenwichtige aandacht op de output. De input lijkt door consensusstrategie bepaald door de minimale inzet van de partners terwijl de output eerder bepaald is door onbereikbare doelen en fantastische idealen. De throughput ofwel: wat is nu interventie, lijkt in deze reeks het meest onderbelicht. 
  3. De beïnvloeding van de input (meer klanten) en de output (meer positieve afsluitingen) blijkt keer op keer een onderwerp van frustratie en onmacht. 

Advies:

  • De input in de vorm van klanten moet het gevolg zijn van interne procedures van de belangrijkste partners. 
  • Kijkend naar [dit jaar] is te veronderstellen dat partner J1+2, partner K en partner O 100 jongeren kunnen toeleiden, dat partner R 25 jongeren kan toeleiden en dat partners D1, D2 etc gezamenlijk 20 jongeren kunnen toeleiden. 
  • Verhoging van deze getallen naar streefcijfers bijvoorbeeld partner R van 25 naar 60 meldingen moet gekoppeld zijn aan verwachtingberekening van de toeleidende organisatie. Kortom hoe vaak en voor welke groep verwacht uw instelling gebruik te maken van het project. 
  • Deze afspraken moeten jaarlijks worden vastgesteld in een samenwerkingscontract.

Het moge duidelijk zijn dat de subsidie geweigerd werd vanwege de inhoud van de tekst. Maar ook de stijl draagt niet bij aan het bereiken van het doel: commitment en instemming oogsten. Kwalificaties als ‘minimale inzet’, ‘onbereikbare doelen en fantastische idealen’ en ‘een onderwerp van frustratie en onmacht’ scheppen geen vertrouwen in het welslagen van de onderneming.

De formulering van enkele zinnen is zo ondoorzichtig dat ze non-informatief geworden zijn. De zin: De input in de vorm van klanten moet het gevolg zijn van interne procedures van de belangrijkste partners. 

betekent waarschijnlijk: De belangrijkste partners moeten bereid zijn hun werkwijze te veranderen als dat nodig is om meer jongeren te kunnen verwijzen.

Een ander voorbeeld. De zin: Verhoging van deze getallen naar streefcijfers [...] moet gekoppeld zijn aan verwachtingsberekening van de toeleidende organisatie.

betekent waarschijnlijk: Om streefcijfers vast te kunnen stellen, moeten de verwijzende organisaties zich uitspreken over het aantal jongeren dat zij verwachten te (kunnen) verwijzen.

De nieuwe tekst besprak dit knelpunt als volgt:.

Knelpunt 4: Er worden te weinig jongeren aangemeld. Om de toekomst van het project te garanderen, is een zekere omvang van de toeleiding noodzakelijk. Die omvang is afhankelijk van de criteria waarmee de verwijzende organisaties zelf de doelgroep beschrijven. De ingewikkelde en onderling afwijkende definities zorgen ervoor dat de medewerkers die verwijzen het zicht op het project verliezen en steeds minder vaak jongeren naar het project verwijzen. Alle verwijzende partners achten een groei van de toeleiding in [het komende jaar] mogelijk. Daarvoor is wel een aantal maatregelen nodig. Deze komen aan bod bij knelpunt 5 (organisatie van de toeleiding).

Uit een tweemaandelijkse controle moet blijken of de omvang van de toeleiding voldoende is, of dat er nadere maatregelen nodig zijn.
Partner P stelt dat haar aandeel in de toeleiding aanzienlijk groter kan worden als gevolg van een nieuwe werkwijze (zie bijlage). De omvang zou tussen vele tientallen tot enkele honderden jongeren per jaar kunnen bedragen. Het project heeft een toestroom nodig van 377 jongeren om 264 volledige begeleidingen te halen (de capaciteit bij de huidige personeelsbezetting). Daarom lijkt het voldoende om met partner P af te spreken dat zij 100 jongeren per jaar toeleidt.

Partner O stelt dat het geen jongeren aanlevert, maar slechts het advies van andere participanten opvolgt om jongeren voor het project in aanmerking te laten komen. De toeleiding staat dan op naam van de adviesopsteller: partner J1,
partner R of partner K.

Voorstel 4a: Het project sluit met elk van de toeleiders een bilateraal convenant waarin (onder andere) de toegezegde omvang wordt vastgelegd.

Voorstel 4b: Het project controleert elke twee maanden of het aantal gerealiseerde verwijzingen per toeleider in verhouding staat tot de toegezegde omvang voor dat jaar. Het project rapporteert hierover zowel aan het maandelijkse Managementoverleg als aan het halfjaarlijkse Directeurenoverleg.

Onontbeerlijk

In dit artikel heb ik willen laten zien dat de functionele analyse van Pander Maat een bruikbaar instrument is om de tekstkenmerken af te stemmen op de communicatieve functie van de tekst, en bovendien om de tekstfunctie af te stemmen op de kerntaken en beleidsdoelen van de afzender. Het toepassen van de functionele analyse geeft houvast bij het formuleren van normatieve uitspraken die uitsluitend gelden voor de specifieke tekst waarvoor de analyse wordt gemaakt. Dergelijke normatieve uitspraken zijn onontbeerlijk voor de tekstschrijver. Het zijn niet zozeer de algemeen geldende normen (bijvoorbeeld: ‘vakantie spel je met een k’ of ‘vermijd de lijdende vorm’), maar vooral de specifieke normen (bijvoorbeeld: ‘de tekst moet lekker informeel zijn’ of ‘het mag niet te moeilijk worden’) waaraan de schrijver behoefte aan heeft bij het zoeken naar adequate tekstkenmerken. De functionele analyse biedt geen overzicht van tekstkenmerken die ingezet kunnen worden.

Dat doet een instrument als de C3-analyse van Renkema juist wel. Het biedt een rubricering van tekstkenmerken die de tekstschrijver als checklist kan gebruiken bij de vraag of hij op alle niveaus gezocht heeft naar relevante kenmerken. Renkema geeft in zijn model wel aan dat de keuzes ‘doelmatig’, ‘correct’, ‘gepast’ of ‘juist’ moeten zijn, maar dat is op zich nog onvoldoende om de geschiktheid van kenmerken van een specifieke tekst te beoordelen.

De partners verwachten [volgend jaar] de volgende toeleiding te kunnen realiseren:

D1      10
D2      12
D3      30
D4      10
D5      25
D6      17
O       0
P       >100
J1+2    86
R        30
K        60
totaal  380

Over de auteur

Niek Langeweg is tekstschrijver in Den Haag.

Literatuur

Pander Maat, H. (1994). Van tekstfuncties naar teksteisen.
In: Tijdschrift voor Taalbeheersing (16: 212-226).

Renkema, J. (1998). De C3-analyse.
In: Tekst[blad] 4: 29-31. Houten: Bohn Stafleu Van Loghum.

Steehouder, M. e.a. (1992). Leren communiceren.
(Derde geheel herziene druk) Groningen: Wolters-Noordhoff.

Dit artikel verscheen eerder in Tekstblad nummer 4 van 2004