Schrijftraining verergert het probleem

Door: Louise Cornelis

Aan de telefoon krijg ik een lid van het managementteam van een verzekeraar: kan ik hun mensen beter leren schrijven? Het MT is het zat om door al die onbeholpen nota’s met beleidsvoorstellen te ploeteren. Te vaak moet er een nota teruggestuurd worden omdat er geen beslissing op te nemen is. Dat moet toch beter kunnen?! Dat is mooi, denk ik: als de wens tot verbetering van de tekstkwaliteit vanuit de top van de organisatie komt, vergroot dat de kans op slagen. Ook mijn trainingsdeelnemers blijken enthousiast: eindelijk leren ze hoe het moet! Nooit zijn hun met veel moeite geproduceerde stukken goed genoeg; altijd heeft het MT wat te zeuren. Soms komt een stuk een aantal keren terug. Deze training gaat dat oplossen.

Crisis of drukdrukdruk   

Maar bij de trainingen zijn de MT-leden afwezig. Ze staan wel op de deelnemerslijst, maar steeds is het op het laatste moment crisis of drukdrukdruk. Bij de koffie hoor ik van de deelnemers dat dat altijd zo gaat: hun managers blinken uit in afwezigheid. Ook valt me op dat de deelnemers zich door mij aan het werk laten zetten met (expres) vage opdrachten. Braaf gaan ze aan de slag, radend naar wat ik precies van hen verwacht. Als ik zeg dat ze mij hadden kunnen vragen om meer duidelijkheid, reageren ze verontwaardigd. Ik houd ze een spiegel voor: hun manager roept bij een thema ‘schrijf jij daar eens een nota over’, en met zoiets vaags laten ze zich aan het werk sturen. Ze leggen de lat voor zichzelf daarbij ook nog eens perfectionistisch hoog. De afkeuring door het MT van het resultaat van hun eenzame geploeter komt vervolgens hard aan.

Nóg meer alleen ploeteren

Het wordt me duidelijk wat hier werkelijk gaande is. En de training verergert dat probleem, constateer ik met schrik. Die versterkt aan beide kanten het idee dat de schrijvers het nu echt zelf goed moeten kunnen. Die gaan nog meer alleen ploeteren; de managers trekken zich nog verder terug. Wat dan wel? Het lucht de deelnemers op om met elkaar en met mij te bespreken waar ze tegenaan lopen. Hopelijk maakt dat hen assertiever. Ik moedig hen aan met hun managers in gesprek te gaan over ‘halffabricaten’: bouwplannen, voorlopige versies. Eén team durft dat aan. Het gaat met een schets voor een presentatie naar de manager. Maar de schets is eigenlijk alweer te perfect en als de manager aangeeft dat hij toch wat anders in gedachten had, is de frustratie over en weer net zo groot als voorheen.

Mede-eigenaars

Mijn advies MT-leden mede-eigenaar van de ingediende stukken te maken opdat het welslagen ervan een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid wordt, strandt al bij mijn contactpersoon: te ingrijpend. Liever neemt hij het afwezigheidsprobleem op in de aanstaande leiderschapstraining. In deze organisatie is een training de pleister op elke wond. De manier van leidinggeven aanpassen is niet zo makkelijk. Veel makkelijker is het om een training van een paar dagdelen te organiseren. Als de nota’s dan niet beter worden, zal het wel aan de training gelegen hebben. Alsof een training de oplossing is voor alle schrijfproblemen.

Dr.Louise Cornelis is zelfstandig trainer en adviseur schriftelijke bedrijfscommunicatie. Ze leert vooral adviseurs betere rapporten en presentaties maken. Zelf schrijft ze ook graag, vooral overfietsen. Zie verder www.lhcornelis.nl.


Bestel hier eerder verschenen nummers van Tekstblad.

Dit artikel verscheen eerder in Tekstblad nummer 2 van 2010