6 tips voor het overzichtelijk notuleren van een vergadering

28-05-2020

Misschien ga je af en toe naar kantoor, vergader je op 1,5 meter afstand of zie je de collega’s nog via een videoverbinding. Hoe dan ook is notuleren een lastige opgave. Besluiten moeten duidelijk zijn voor iedereen, de taken moeten daadwerkelijk uitgevoerd worden en je wilt er ook niet uren mee bezig zijn. Hoe doe je dat?

Doe de voorbereiding

Het is makkelijk om aan te schuiven en te vragen wie er deze keer notuleert. Op die manier is echter niemand voorbereid. Spreek van tevoren af wie er notuleert. Ben jij dat? Neem dan de tijd om de notulen van de vorige keer door te nemen en de agenda van die dag te lezen. Zijn er nog onderwerpen die je niet snapt? Vraag het na voordat de vergadering: zo voorkom je vragen tussendoor. Ook is het notuleren makkelijker als je weet waar het over gaat.

Let op signaalwoorden om het belangrijkste te formuleren

Kans is dat je de neiging hebt om alles op te schrijven, want je wilt niets missen. Niet alleen kost dat veel tijd en energie, je gaat ook delen missen. Anderen kunnen sneller praten dan jij kunt typen of schrijven, dus beperk je tot het belangrijkste. Dit doe je door te letten op signaalwoorden. Praat iemand over een besluit? Een taak voor Gerard? Punt 5 moeten we nakijken? Dat is de kern die jij moet opschrijven.

Notuleer met de tool die voor jou werkt

Veel mensen kunnen sneller typen dan schrijven. Toch moet je voor jezelf overwegen wat jij het fijnste vindt. Met een laptop ben je sneller, maar je zit wel achter een scherm. Als de rest dat niet doet, dan is dat wellicht onpersoonlijk. Misschien pen jij makkelijk steekwoorden neer en snap je na twee dagen prima wat je daarmee bedoelde.

Neem de vergadering op

Hou je de notulen niet meer bij? Je kunt onderbreken om verduidelijking te vragen, maar als de vergadering soepel loopt, wil je dit liever niet doen. Pak dan je mobiel erbij en neem stukken op. Overleg dit wel met de anderen voordat de vergadering begint. Tip: schrijf de tijdcode van de opname op in je notities. Dan weet je welk stuk je terug moet luisteren zonder een uur te zoeken.

Werk het op tijd uit

Over twee dagen snap je je notities nog wel, maar over twee maanden niet meer. Werk het dus op tijd uit. Het is ook fijn voor anderen om te weten welke taken ze moeten vervullen voor de volgende vergadering.

Formuleer duidelijke actiepunten

Naast een gewone notulen is het handig om actiepunten te schrijven. Maak een lijst met de taken die moeten gebeuren. Houd het kort en duidelijk: wat moet er gebeuren, wie doet het en wanneer moet het gedaan zijn? Stuur dit naar iedereen op en loop alle punten bij de volgende vergadering na. Als mensen structureel hun acties niet afhandelen, dan kun je ze daarop aanspreken. Het haalt natuurlijk de flow uit de vergadering als alle taken worden doorgeschoven!