Gebruik deze checklist voor je vakantieoverdracht

Ben je echt niets vergeten? Weten je collega’s alle taken die je overdraagt? Het is vaak nog even rennen en vliegen in de laatste week voor je vakantie. Een goede vakantieoverdracht schrijven is belangrijk, vooral als je niet gebeld wilt worden wanneer je aan het strand ligt of in de tuin bijkomt. Met deze checklist kom je er zeker uit!

1. Begin op tijd

Het is misschien een open deur, maar wel de belangrijkste opmerking van de checklist. Je wilt zo min mogelijk deadlines hebben in de weken dat je afwezig bent, maar je kan niet alles voorkomen. Door op tijd te beginnen met je overdracht, krijg je een beeld van alles wat je nog moet regelen. Heb je nog documenten nodig van collega X? Fijn als je dat twee weken van tevoren weet en je collega zal het ook waarderen.

2. Overleg wie welke taak overneemt

Overleg met je manager: wie neemt welke taken over? Overleg ook met de desbetreffende collega’s of dat gaat lukken. Leg dit ook duidelijk vast in je overdrachtsdocument. Jesse checkt de mail op maandag. Renske heeft contact met een opdrachtgever op 16 augustus. Wees concreet en duidelijk om verwarring te voorkomen.

3. Leg vast wat er al gedaan is

Een deel van de taken die moeten gebeuren kan je wellicht in de twee weken voor je vakantie al oppakken. Als dat lukt, is dat natuurlijk mooi. Maar leg dit ook goed vast. Het is zonde als iemand dubbel werk doet, omdat je collega in de veronderstelling is dat het nog gedaan moet worden.

4. Maak een planning

In het verlengde van punt 3: maak een planning per dag. Zo kunnen collega’s in één oogopslag zien wat er op het programma staat die dag, of het al klaar is en wie het moet oppakken. Is er een deadline? Een mail die je verwacht op dinsdag? Schrijf het allemaal op!

5. Draag procedures over

Hoe werken bepaalde procedures? Niet iedereen zal alles van jouw werkzaamheden afweten. Ga na wat je collega niet weet (vraag dit desnoods) en leg de procedure vast. Je kan dit altijd nog aan je manager voorleggen met de vraag: klopt het zo?

6. Vergeet contactgegevens niet

Een lijst met contactgegevens is een must voor elke vakantieoverdracht. Wie gaat waar over? Wie weet wat? Is er een belangrijke klant die je moet benaderen? Dit is het mailadres. Je wilt niet gebeld worden vanwege iets onbenulligs als een mailadres.

7. Plan een vergadering in

Als je overdracht dan helemaal afgerond is, plan je een vergadering in. Het is toch fijn om het mondeling te bespreken. Je collega’s komen vast met vragen en opmerkingen. Nu kan je ze nog beantwoorden.

8. En laat iedereen weten dat je er niet bent

Zorg dat iedereen weet dat je er niet bent. Wat moet er in de mail staan? Tenminste de data van je afwezigheid en contactpersonen die ze kunnen benaderen met vragen. Stuur deze mail op tijd. Je zal zien dat je erna meteen overladen wordt met vragen voordat je echt afsluit en vakantie gaat vieren.