Hoe beïnvloedt jouw factuurbeleid de slagingskans van een incasso?

Een klant betaalt niet. Je wacht, je stuurt een herinnering, maar het geld blijft uit. Dan volgt vaak pas de stap om een incassobureau in te schakelen. Wat veel ondernemers niet beseffen, is dat hun eigen factuurbeleid bepaalt hoe sterk ze staan in zo’n situatie. Of een incasso slaagt, hangt namelijk niet alleen af van de schuldenaar, maar ook van hoe jij als bedrijf je administratie, communicatie en opvolging geregeld hebt. Een sterke basis maakt het verschil tussen eindeloos wachten of snel je geld zien.

Wat zijn de juridische eisen aan een geldige factuur?

Een fout op je factuur kan een incasso direct onderuit halen. Veel ondernemers gebruiken sjablonen of boekhoudsoftware zonder goed te kijken naar de wettelijke eisen. En die eisen zijn er wel degelijk. Zo moet elke factuur duidelijk vermelden wie de afzender en ontvanger is, met volledige namen en adresgegevens. Ook een factuurnummer, factuurdatum, omschrijving van de geleverde dienst of het product, en het juiste btw-bedrag mogen niet ontbreken. Als deze onderdelen niet kloppen of onvolledig zijn, heeft de klant in theorie een reden om niet te betalen. En dat maakt het voor een incassobureau lastiger om namens jou actie te ondernemen. Wil je sterk staan, begin dan bij de basis: zorg dat je facturen juridisch kloppen en makkelijk te begrijpen zijn voor de ontvanger.

Wat zet je in een betaalherinnering?

Een betaalherinnering is meer dan een vriendelijk duwtje. Het is een kans om te laten zien dat jij professioneel te werk gaat. Begin met een duidelijke verwijzing naar de originele factuur. Noem het factuurnummer, het bedrag en de uiterste betaaldatum. Laat ook weten dat je uitgaat van een vergissing, maar benadruk dat betaling echt nodig is. Wees helder over de gevolgen als er niet wordt betaald, zoals extra kosten of het inschakelen van een derde partij. 

Wat veel ondernemers vergeten: toon begrip maar wees zakelijk. Dus geen vage zinnen als "misschien heeft u het gemist", maar concrete taal als "wij hebben nog geen betaling ontvangen". Dit voorkomt dat klanten denken dat ze er makkelijk mee wegkomen. En dat maakt het voor een partij zoals Invorderingsbedrijf later veel makkelijker om met jouw dossier aan de slag te gaan.

De impact van reactietijd en opvolging bij wanbetaling

Wachten helpt zelden. Hoe langer jij wacht met actie, hoe kleiner de kans dat je je geld nog krijgt. Debiteuren weten dit. Als jij niet meteen opvolgt, geef je onbewust het signaal dat betaling geen haast heeft. Reageer dus altijd direct als de betalingstermijn is verlopen. Begin met een eerste herinnering, gevolgd door een tweede na een paar dagen. Daarna kun je eventueel bellen. Hou het kort en zakelijk. Vraag of de factuur ontvangen is en wanneer betaling volgt. Elk moment van contact is ook een moment van vastleggen. Noteer wat besproken is, met wie en wanneer. Die snelheid en structuur bepalen voor een groot deel of een incasso later kans van slagen heeft. Een goed voorbereide ondernemer die alles op orde heeft, geeft een incassospecialist de juiste wapens in handen.

Waarom documentatie het verschil maakt bij een juridische stap

Soms blijft betaling uit, zelfs na herhaald aandringen. Dan kan een juridische procedure nodig zijn. En hier komt jouw eigen documentatie om de hoek kijken. Heb je alle communicatie bewaard? Zijn de herinneringen op tijd verstuurd? Staat er duidelijk in wanneer je geleverd hebt, onder welke voorwaarden en wat er is afgesproken? Hoe meer je kunt aantonen, hoe sterker je staat. Geen rechter beslist in jouw voordeel op basis van alleen een mondelinge afspraak of een vage e-mail. Een incassotraject gaat om bewijs, structuur en consistentie. En dat begint al bij je eerste factuur.

Een succesvol incassotraject begint dus niet bij een deurwaarder, maar bij jou. Door je facturen kloppend te maken, op tijd te reageren en alles goed vast te leggen, vergroot je je kansen enorm. En mocht het toch nodig zijn om een incassobureau in te schakelen, dan ben je goed voorbereid. Dat maakt het werk van het incassobureau sneller, beter en effectiever.