Hoe kun je zakelijke communicatie verbeteren?

Communicatie is iets waar je niet zonder kunt. Het is een vaardigheid die bijna in iedere sector of branche wel van pas komt. Niet alleen op intern niveau tussen collega’s, maar ook naar buiten toe. Denk aan communiceren met klanten, samenwerkingen en leveranciers. Effectieve communicatie vormt de basis van succes binnen een organisatie. Hierdoor kun je relaties verbeteren, productiever zijn en misverstanden verminderen of zelfs voorkomen. Slechte communicatie kan leiden tot inefficiëntie en frustratie. Het is dus belangrijk om te weten hoe je jouw communicatie kunt verbeteren. Daarom bespreken we in dit artikel een aantal manieren en tips om je professionele communicatievaardigheden iets op te krikken. 

Leer je publiek kennen

De eerste stap naar betere zakelijke communicatie is weten met wie je communiceert. Het is goed om je ervan bewust te zijn dat ieder persoon anders is. Wat bij de één goed overkomt, kan bij de ander al snel in het verkeerde keelgat schieten. Soms moet je dus de boodschap die je over wilt brengen iets nuanceren. Daarbij is het belangrijk om de behoeften, verwachtingen en achtergrond van je publiek te begrijpen. Denk bijvoorbeeld aan hoeveel kennis zij hebben van bepaalde onderwerpen, de taalvaardigheid en de manier van communiceren. Zo weet je beter welke toon je moet gebruiken om de boodschap goed over te brengen. Dit vergroot niet alleen de kans dat je boodschap duidelijk overkomt, maar ook dat deze positief wordt ontvangen. Een goede voorbereiding is dus het halve werk. 

Wees duidelijk en beknopt

Duidelijkheid is misschien wel de belangrijkste eigenschap van effectieve communicatie. Zeker op de werkvloer is tijd erg kostbaar. Collega’s zitten dan niet te wachten op ingewikkelde en langdradige verhalen. Gebruik in plaats daarvan eenvoudige, directe taal en kom snel ter zake.

Een goede vuistregel is om altijd te beginnen met het belangrijkste punt. Vat daarna de context kort samen en sluit af met een duidelijke conclusie. Zo voorkom je misverstanden en zorg je ervoor dat je boodschap niet verloren gaat in overbodige details. Hierdoor blijft de kern van je verhaal ook beter hangen bij de ander. Duidelijke communicatie creëert transparantie en voorkomt dat anderen hun eigen interpretatie moeten invullen.

Maak gebruik van technologie

Gelukkig zijn er tegenwoordig allerlei manieren om makkelijker met elkaar te communiceren. Denk aan bellen, appen, videobellen of mails sturen. Het is belangrijk om bereikbaar te blijven. Een Sim only abonnement kan bijvoorbeeld een kosteneffectieve manier zijn om de bereikbaarheid van medewerkers te verbeteren. Dit zorgt ervoor dat je ook op afstand bereikbaar kunt blijven. Dit maakt dat werknemers vaker thuis willen werken, omdat dit een stuk flexibeler is. Investeer ook in andere platforms om ervoor te zorgen dat de communicatie niet verloren gaat. Denk aan Microsoft Teams of Slack. Je kunt dan videobellen en makkelijk blijven overleggen.

Waarom luisteren belangrijk is

Goede communicatie komt van twee kanten. Dat betekent dat luisteren net zo belangrijk is als praten. Het is goed om actief naar een ander te luisteren. Zo hoor je echt wat iemand zegt en begrijp je daarnaast ook wat die persoon bedoelt. Geef non-verbale signalen dat je luistert, vat samen wat je hebt gehoord, en stel vragen om te verduidelijken. Weet ook dat het niet erg is om gesprekken soms stiltes te laten vallen. Die stiltes kunnen soms juist een krachtig communicatiemiddel zijn.