Begrijpelijk of rechtsgeldig: wat telt het zwaarst?

De eeuwige discussie met de (bedrijfs)jurist

Vaak gaat het zo: je herschrijft als communicatiemedewerker een tekst in begrijpelijke taal waarna de jurist de tekst nog een keer toetst. En dan begint een heen en weer ge-e-mail waarin de jurist vasthoudt aan uitdrukkingen als: ‘de zienswijze, die het bevoegd gezag meeneemt in zijn besluitvorming’ of ‘de justitiabele die ter kantore moet verschijnen’. En niet zelden krijgt de jurist het laatste woord.

ELLIS BUIS is schrijftrainer en -coach. Auteur van o.a. Verleid je lezer online en Noteer jij dit even? Ze helpt organisaties om teksten te schrijven in eenvoudige, duidelijke taal.

LEONTINE TACOMA is trainer, coach en spreker vernieuwende klantcommunicatie en duidelijke taal op niveau. Auteur van Dat klopt! Zakelijk schrijven voor iedereen en Duidelijke taal. Ook voor juristen!

ANKY KLOOSTERMAN is jurist en tekstschrijver. Zij schrijft juridische teksten in begrijpelijke taal.

Leontine Tacoma bracht met medewerking van Ellis Buis en jurist Anky Kloosterman het boekje Duidelijke Taal uit, met als veelzeggende ondertitel: Ook voor juristen! Zij zien in hun praktijk dat communicatiemedewerkers regelmatig overtroefd worden door juridische collega’s bij het ‘hertalen’ van tekst. Alsof begrijpelijk Nederlands en juridisch waterdichte inhoud niet zouden samengaan. In dit artikel weerleggen Leontine, Ellis en Anky vijf veelgebruikte bezwaren van juristen en geven ze de communicatiemedewerker concrete argumenten om die bezwaren te pareren.

Bezwaar nr. 1: zonder de juiste termen is een tekst niet rechtsgeldig

Dit is het hoofdbezwaar waar juridische schrijvers mee komen. En inderdaad: het kan niet zo zijn dat de tekst waarmee een B1-lezer helemaal in zijn nopjes is, voor een organisatie nadelig uitpakt tijdens een rechtsgang. Wat weegt voor een goede, eerlijke rechtsgang zwaarder: de letterlijke verwijzing naar juridische begrippen, of dat de burger de tekst moet kunnen begrijpen? Wanda Everts, oud-rechter en liefhebber van duidelijke taal: “Rechters hanteren vaste criteria waarmee ze beoordelen hoe een overeenkomst moet worden uitgelegd: wat heeft iemand redelijkerwijs mogen begrijpen, rekening houdend met machtsverschil, juridische deskundigheid, taalvaardigheid en wat de kennelijke bedoeling van de overeenkomst is.”

Hoopgevend is een belangrijke bepaling in de Algemene Verordening Gegevensbescherming artikel 12. Dat wetsartikel gaat over hoe bedrijven met persoonsgegevens van burgers moeten omgaan en schrijft voor om duidelijk te communiceren. De wettekst zegt dat informatie beknopt moet zijn, toegankelijk en begrijpelijk. Wanda Everts: “Juristen leren in hun opleiding om zo dicht mogelijk bij de wettekst te blijven zodat ze minder risico lopen. Maar het gaat bij rechtsgeldigheid niet om een specifieke term, maar om zorgvuldig taalgebruik: heel precies de correcte informatie overbrengen.”

Dat luistert nauw en betekent dat je als schrijver moet weten of die precisie in het geding is als je een andere, bijvoorbeeld een meer B1-term gebruikt. Moet een term er echt in staan? Ga dan voor het compromis: gebruik de term en geef een toelichting. Mr. Pauline Kreuwel is sectormanager Juridische Zaken bij de Provincie Noord-Holland: “Als juridisch jargon niet te vermijden is, leg dan uit wat er staat. Ik tip collega’s ook om de telefoon te pakken. Een telefonische toelichting werkt vaak prima.”

Bezwaar nr. 2: artikelen moeten voluit in de hoofdtekst staan

Sommige juristen claimen dat wetsartikelen voluit uitgeschreven moeten worden (liefst vóór de handtekening) omdat ze anders niet rechtsgeldig zijn. Maar dit belast enorm de bodytekst. Gelukkig is dit bezwaar achterhaald door de praktijk. Ook rechters accepteren dat verplichte alinea’s over bezwaar en beroep onder de aftekening, in een bijlage of achter een link staan. Een prima plek, want de hoofdtekst blijft begrijpelijk voor alle lezers. En rechtsgeldig, zeker met de toevoeging dat het onderschrift, de bijlage of tekst in de link juridisch bindend is.

Dit artikel verscheen eerder in Tekstblad 2021, #4. Niets missen in de wereld van tekst en communicatie? Word abonnee van Tekstblad!

Bezwaar nr. 3: voorwaarden moeten in een als-dan-zin staan

De jurist verwerkt voorwaarden bij voorkeur in een samengestelde zin: ‘Voor zover/Indien/Als u recht heeft op, dan geldt…’ De communicatiespecialist schrijft ze liever los in een vraag met antwoord: ‘Heeft u recht op…? Dan geldt…’ Ook hier wint de communicatiespecialist met vlag en wimpel. De vraag-antwoordconstructie is leesbaarder én doet niets af aan inhoud: een gevalletje win-win.

Bezwaar nr. 4: het werkt makkelijker in de juridische keten

Schrijven in het jargon van je beroepsgroep heeft voordelen. Het scheelt de inspanning van het hertalen en is direct herkenbaar voor iedereen in de juridische praktijk. Ook daarom vinden juristen het prettiger om letterlijke woorden en zinnen te gebruiken uit wetteksten. Gerechtsjurist Hans Braam en schrijfcoach Pauline Alblas-Meijer voeren op de Direct Duidelijksite prachtige argumenten aan om dit bezwaar weg te nemen. Klik hier voor hun lezenswaardige tweegesprek.

Bezwaar nr. 5: een tekstwijziging maakt controle lastiger

De jurist wil bovenal dat alle vitale informatie behouden blijft in een tekst. Houd daarom voor de jurist overzichtelijk welke informatie waar blijft in je hertaling. Agnes Korebrits, projectleider B1-schrijven bij Vegro: “Al herschrijvend kwamen we erachter dat de volgorde van onze algemene voorwaarden ook duidelijker kon. Maar de jurist wil graag kunnen controleren dat alle relevante informatie erin staat. We houden daarom in een document bij welk wetsartikel van de oude tekst op welke plek in de nieuwe tekst staat. Met deze werkwijze maken we de toetsing gemakkelijker.”

Verzamel succesvolle voorbeelden

Je hoeft niet het wiel uit te vinden. Veel organisaties hebben de weg van juridisch naar begrijpelijk al bewandeld. Het helpt om die voorbeelden aan je juridische collega te laten zien. Aysegul Demirci en Theodora Verploegen werden tien jaar geleden samen de projectleiders Klare Taal bij de gemeente Oss. Verploegen: “We hebben heel veel argumenten, voorbeelden en voordelen verzameld om mensen te overtuigen makkelijk te schrijven. Het hielp om vanuit die kennis al die weerstanden per afdeling te bespreken en er samen een oplossing voor te vinden. Iedere afdeling heeft nu taalcoaches. Daar zijn ook juristen bij. Zij begrijpen de weerstand van hun eigen collega’s natuurlijk het beste en weten ook precies voor wie de teksten zijn.”

Accepteer dat verandering tijd en moeite kost

De tekstschrijver en de jurist hebben uiteindelijk hetzelfde doel: een nauwkeurige, eenduidige en geldige boodschap overbrengen die opgevolgd wordt door de lezer. Beiden zijn experts en beiden zijn talig opgeleid. Dat pleit voor een intensieve, open en gelijkwaardige samenwerking. Maar onderling afstemmen kost tijd. Dat herkent ook Pauline Kreuwel van de Provincie Noord-Holland. Zij parafeert als leidinggevende de teksten van haar juridische afdeling en is een bevlogen pleitbezorger van duidelijke taal. “Ik toets op inhoud, maar zeker ook op taal. Ben ik daar niet tevreden over, dan ga ik in gesprek. Dat kost me tijd, soms meer dan me lief is.”

Dit artikel verscheen eerder in Tekstblad 2021, #4. Niets missen in de wereld van tekst en communicatie? Word abonnee van Tekstblad!

‘Hertalen van juridische tekst in de praktijk. (uit Duidelijke taal. Ook voor juristen!)’