De voorzitter opent de vergadering

Er wordt heel wat vergaderd, in alle geledingen van zakelijk en bestuurlijk Nederland, en verder binnen verenigingen en talloze andere organisaties. Van vrijwel al deze vergaderingen maakt een notulist een vergaderverslag, notulen, bedoeld voor de secretaris, de voorzitter, de andere deelnemers van de vergadering en eventuele anderen. Zelden bekommert iemand zich om de kwaliteit van het verslag. Minder dan bij rapporten of brieven vraagt de schrijver zich af wat de functie van het verslag is en wat de lezer ermee moet doen. Geen wonder dat notulen bij de ontvanger vaak onder op de leesstapel komen of in een archief verdwijnen. Hoe kan de notulist zorgen voor lezergerichte verslagen? Met andere woorden: welke teksteisen gelden voor notulen?Voor de kwaliteit van beleidsnota’s, adviesrapporten en brieven bestaan al decennialang veel schrijfadviezen. Deze adviezen komen er op neer dat de schrijver moet zorgen dat de tekst zo veel mogelijk aansluit bij de lezersbehoeften. Daarnaast moet de schrijver de lezer optimaal gemak bieden om door de tekst heen te komen. Waarom kunnen deze tekstadviezen niet ook van toepassing zijn op notulen? Want goede, op de lezer gerichte verslagen zijn mogelijk, ook al zijn de vergaderingen die eraan ten grondslag liggen, saai, langdradig of chaotisch.De schrijftrainers van Vergouwen Overduin hanteren voor teksteisen meestal drie hoofdcategorieën, die Michiel Boswinkel onlangs heeft vastgelegd in zijn boek Rapportbestrijding. Hij geeft hierin aan dat de schrijver via zijn rapport optimaal resultaat bereikt als het rapport de juiste inhoud bevat, overzichtelijk is en bovendien prettig leesbaar. Hieronder werk ik deze categorieën uit voor notulen. Het gaat dus om de volgende hoofdeisen:- notulen moeten de juiste inhoud bevatten;- notulen moeten overzichtelijk zijn- notulen moeten prettig leesbaar zijn.Om verslagen te schrijven die aan deze teksteisen voldoen, moet de notulist over een aantal vaardigheden beschikken. Hij moet uit het ruwe materiaal (de aantekeningen) de juiste gegevens selecteren, deze op overzichtelijke wijze in tekst gieten en daar ook nog een soepel lopend geheel van maken. Maar ook voor zijn eigen aantekeningen moet de notulist tijdens de vergadering al een voorselectie weten te maken uit de vergaderbrij.Maar nu de teksteisen.

Notulen moeten de juiste inhoud bevatten

We kennen beknopte en uitgebreide verslagen. De uitgebreidheid van het verslag hangt af van de functie ervan. Is een verslag bijvoorbeeld bedoeld als controlemiddel, om na te gaan of actiepunten zijn uitgevoerd, dan is een actiepuntenlijst voldoende. Maar zijn notulen bedoeld als informatiebron, dan is het logisch dat ze meer bevatten dan alleen een opsomming van de actiepunten. Belangrijk is ook het antwoord op de vragen: voor wie is het verslag bedoeld en wat moet de lezer ermee doen? Moeten zij alleen weten welke acties ze moeten uitvoeren of moeten ze geïnformeerd worden over een bepaalde stand van zaken? En is dit laatste het geval, moeten ze dan precies weten hoe een bepaald besluit tot stand gekomen is, of is het genoeg dat ze alleen op de hoogte raken van de uitkomsten van een bespreking?Antwoorden op al deze vragen bepalen welke informatie in het verslag moet en welke gegevens achterwege kunnen blijven. Een notulist die deze antwoorden kent, weet of hij tijdens de vergadering veel moet schrijven of slechts nu en dan iets. Grofweg kunnen we drie soorten verslagen onderscheiden: de actiepuntenlijst, het beknopte verslag en het uitgebreide verslag.

Actiepuntenlijst

Een actiepuntenlijst kan een apart document zijn, maar ook in een beknopt of een uitgebreid verslag is een apart actiepuntenlijstje handig, zodat de lezer in een oogopslag kan zien wat hij moet doen. In zo’n verslag komen de actiepunten dus twee keer voor: in het verslag zelf en in de actiepuntenlijst.Een actiepunt geeft antwoord op de vragen: wie doet wat en wanneer? Een actiepunt is het best geformuleerd in de volgorde persoon – werkwoord – rest. Deze volgorde dwingt de notulist om de actie duidelijk en compleet weer te geven. Daarnaast moet het altijd om concretehandelingen gaan.Tips voor een optimale actiepuntenlijstNiet: De voorzitter neemt dit actiepunt mee naar de directievergaderingMaar:De voorzitter vraagt bij de eerstvolgende directievergadering of de dames een rok of een broek moeten dragenNiet:Eveline Jaspers neemt actieMaar:Eveline Jaspers vraagt de bedrijfsleiding vóór 1 augustus de doucheruimte te vergrotenNiet:Er wordt een bloemetje gestuurd naar JanMaar:Joep Maat stuurt deze week een bloemetje naar JanHelemaal mooi is het de actiepuntenlijst in een tabel te gieten met drie kolommen: wie, wat en wanneer.

Beknopt verslag

Een beknopt verslag sluit precies aan op de informatiebehoefte van de lezer en het geeft per agendapunt antwoord op de volgende lezersvragen:- waar gaat het over?- wat is eruit gekomen (en waarom)?- wat zijn de concrete afspraken en actiepunten?Lezers moeten zich allereerst een beeld kunnen vormen van het onderwerp. Soms moet de notulist zijn aantekeningen aanvullen met extra informatie om de vraag ‘Waar gaat het over?’ voor de lezer juist en compleet te beantwoorden.Het antwoord op de tweede vraag is het besluit van de vergadering, de conclusie of bijvoorbeeld de uitkomst van een brainstorm, zoals een opsomming van ideeën of oplossingsmogelijkheden. Als het besluit of de conclusie voor de lezer onverwacht is of tot onbegrip kan leiden, dan is het zinvol ook de waarom-vraag te beantwoorden.Voor het antwoord op de derde vraag verwijs ik naar wat ik onder Actiepuntenlijst heb geschreven.

Uitgebreid verslag

Een uitgebreid verslag is nodig als de lezer wil weten hoe een besluit tot stand is gekomen, bijvoorbeeld in raadsvergaderingen, hoorzittingen en vergaderingen van een ondernemingsraad met een bestuur. Vaak nemen in dergelijke vergaderingen verschillende belangenpartijen deel. In een uitgebreid verslag worden de drie vragen beantwoord die ook voor een beknopt verslag gelden, maar daarnaast worden de hoofdpunten uit de discussie weergegeven. En die hoofdpunten kunnen ook weer op verschillende manieren geordend worden, af hankelijk van de informatiebehoefte van de lezer. Zo kun je kiezen voor een logische indeling van de informatie of een indeling op naam. Zie de uitwerkingen hieronder.InleidingVeel organisaties willen rokers verplichten een uur per week langer te werken, omdat het roken en het gaan naar en van de rookruimte veel tijd kost. De vraag is: moet onze organisatie deze maatregel toepassen?DiscussieLogische indeling Argumenten voor:- Je bent voor een bepaald aantal uren aangenomen; dat aantal moet je ook werken. - Als je rookt, werk je niet, dus moet je extra werken. - Mensen die niet roken werken harder en geconcentreerder.Argumenten tegen:- Het is niet eerlijk dat alleen de rokers getroffen worden, omdat roken werktijd zou kosten; ook andere afleidingen, zoals appeltje eten kost tijd.- Roken op zich werkt positief op arbeidsprestatie, dat moet je niet straffen.- Het extra uur werkt demotiverend; medewerkers zullen dan juist minder presteren.Indeling op naamJosé is het niet eens met het voorstel. Het zijn altijd weer de rokers die de dupe zijn. Waarom krijgt iemand die een appeltje eet ook niet extra werktijd?Arend is ook tegen het voorstel. Volgens hem helpt een sigaret rokers zich beter te concentrerenen daardoor harder te werken. Een extra uur moeten werken werkt demotiverend; rokers zullen dat uur heus niet hard gaan werken, maar daarentegen niets anders doen dan dit uur uitzitten.Martie vindt het een goed voorstel: als je rookt in de rokersruimte werk je niet. Je bent voor een bepaald aantal uren aangenomen en dan moet je ook zo veel uren werken.Rudolf is ook voor het voorstel en wil zelfs naar 3 uur extra werktijd. Hij vindt verder dat niet-rokers harder en geconcentreerder werken.BesluitVolgende keer praat de vergadering verder.

Notulen moeten overzichtelijk zijn

Veel notulen die in organisaties rondgaan, bieden een overmaat aan overzichtelijkheid door het gebruik van functionele sjablonen voor de vormgeving. Op internet zijn dergelijke sjablonen volop te downloaden. Voorbeelden te over dus. Zo’n sjabloon voorziet in de hoofdstructuur van het verslag. Er staat precies aangegeven welke informatie in de kop van het verslag thuishoort, zoals soort vergadering, vergaderdatum, de aanwezigen en afwezigen. Verder ligt de volgorde van de verslagonderdelen al vast; die volgt namelijk de agenda, en meestal bestaat de mogelijkheid elk agendapunt in meerdere genummerde subpunten op te splitsen. Titels en eventueel subtitels staan dus al klaar. Zo’n sjabloon is voor de notulist een buitengewoon handig structuurmiddel. En voor de lezer? Het verslag oogt in ieder geval prettig; de lezer krijgt een goede eerste indruk, maar bij die eerste indruk blijft het vaak. Aanwijzingen voor een overzichtelijk verslag houden bij de vormgevingstips over de kop en de titels meestal op: hoe de notulist binnen een agendapunt zorgt voor overzichtelijkheid, daarover reppen de meeste voorbeelden en sjablonen niet. Hoe een agendapunt overzichtelijk kan worden gepresenteerd laat ik zien aan de hand van het volgende voorbeeld. Eerst de niet-overzichtelijke versie:Voorstel voor invoering van variabele werktijdenEen aantal medewerkers komt erg vaak veel te laat op het werk. De directie heeft voorgesteld om variabele werktijden in te voeren. De medewerkers kunnen dan zelf bepalen hoe laat ze op het werk komen en hoe laat ze weggaan. Uiteraard moet iedereen dan wel aan zijn aantal werkuren komen.Als voordeel wordt genoemd dat het de mogelijkheid biedt ook vroeger op te houden met werken. Op een vraag van een van de deelnemers antwoordt de voorzitter dat het is nog niet bekend is of het de bedoeling is dat per dag 8 uur vol gemaakt wordt, of dat men het aantal uren kan variëren tot een totaal van 40 uur per week. De voorzitter zal dit nog navragen en voegt toe dat variabele werktijden werkende ouders veel rompslomp bespaart, wat de meesten beamen. Een nadeel van het voorstel is dat niet altijd duidelijk zal zijn of iemand wel of niet aanwezig is. Dit schept voor het bedrijf een hoop onduidelijkheid en tegenover klanten staat het slordig als je vaak ‘ik-weet-niet-of-hij-in-huis-is’ moet verkopen. Hoe lossen we dat op? Iemand oppert het idee om bij de ingang een aanwezig/ afwezig-bord op te hangen. Iemand anders komt met het voorstel vaste bloktijden in te voeren, zodat iedereen dan in ieder geval bijvoorbeeld tussen 10 en 4 uur aanwezig is. De meeste teamleden denken dat er zeker meer werkvreugde komt. In de volgende vergadering, over 14 dagen, zullen we verder praten over dit voorstel. De voorzitter zal nagaan hoe gecontroleerd wordt of iedereen wel aan zijn of haar werktijden komt.De informatie in dit verslag is chronologisch geordend; de notulist hanteerde bij de uitwerking de volgorde waarin hij aantekeningen had gemaakt. Het verslag wordt overzichtelijker als de notulist een ‘structuurslag’ maakt, dat wil zeggen dat hij afstapt van de volgorde waarin de kwestie besproken is, en op zoek gaat naar de logische lijn in de bespreking. Het is volkomen legitiem dat de notulist dit doet, zolang hij de inhoud van het besprokene geen geweld aandoet. Overigens gaan we er in dit voorbeeld van uit dat alle uitgewerkte gegevens relevant zijn voor de lezer. Een gestructureerd verslag van dezelfde bespreking kan er dan als volgt uitzien:Voorstel voor invoering van variabele werktijdenEen aantal medewerkers komt vaak te laat op het werk. Daarom heeft de directie het voorstel gedaan om variabele werktijden in te voeren. De medewerkers kunnen dan zelf bepalen hoe laat ze op het werk komen en hoe laat ze weggaan. Uiteraard moet iedereen dan wel aan zijn aantal werkuren komen. De bedoeling is dat de vergadering zich uitspreekt over het voorstel.De discussie levert de volgende argumenten op:Voor het voorstel:het biedt de mogelijkheid vroeger op te houden met werken;er zal zeker meer werkvreugde komen;het bespaart werkende ouders veel rompslomp.Tegen het voorstel:- voor het bedrijf schep je een hoop onduidelijkheid als je niet weet wie er in huis is;- tegenover klanten staat het slordig als je vaak ‘ik-weet-niet-of-hij-in-huis-is’ moet verkopen.Er zijn twee aanvullingen op het voorstel. Ten eerste wordt de suggestie gedaan vaste bloktijden in te stellen, zodat iedereen dan in ieder geval een vast aaneengesloten aantal uren, bijvoorbeeld tussen 10 en 4 uur, aanwezig is. Ten tweede is er het voorstel om bij de ingang een aanwezig/afwezig-bord te hangen.De vergadering komt niet tot overeenstemming. Daarom wordt de beslissing uitgesteld. In de volgende vergadering, over 14 dagen, zullen we verder praten over het voorstel.

Notulen moeten prettig leesbaar zijn

De talloze tips over heldere zinsbouw en eigentijdse woordkeus gaan natuurlijk ook op voor vergaderverslagen. Maar voor notulen gelden daarnaast nog enkele specifieke notuleeraanwijzingen die voorzien in de noodzakelijke vertaalslag die notulisten moeten maken. Die vertaalslag ontbreekt in het volgende voorbeeld:VacaturestopDe voorzitter geeft aan dat de directie heeft besloten een vacaturestop in te stellen. De heer Jansen geeft een nadere toelichting op dit punt. Hij stelt dat de directie tot deze beslissing is gekomen door de omzetdaling die het afgelopen jaar 8% groter was dan het jaar daarvoor. Daarom is het beleid nu geen vaste medewerkers meer aan te nemen. Hieraan voegt de voorzitter nog toe dat incidenteel gebruik gemaakt kan worden van uitzendkrachten.Er ontstaat een discussie over de wenselijkheid van uitzendkrachten. Mevrouw Thijssen geeft aan dat uitzendkrachten een druk leggen op de vaste medewerkers omdat uitzendkrachten steeds moeten worden ingewerkt. De heer Van Vliet is het met haar eens. Na de voor- en nadelen tegen elkaar te hebben afgewogen, besluit de vergadering de directie haar zorg over de beslissing mee te delen.De lezer vindt nu ook antwoord op vragen als: hoe verliep de vergadering? En: wie was er aan het woord? Deze vragen gaan niet over de inhoud van het besprokene, maar over de wijze waarop het onderwerp besproken werd, dus over het vergaderproces. In veruit de meeste gevallen is procesinformatie niet relevant voor de lezer. Het verslag leest ook prettiger als deze achterwege blijft. Hieronder hetzelfde fragment, nu zonder overtollige procesinformatie:VacaturestopDe directie heeft besloten een vacaturestop in te stellen. De directie is tot deze beslissing gekomen door de omzetdaling die het afgelopen jaar 8% groter was dan het jaar daarvoor. Daarom is het beleid nu geen vaste medewerkers meer aan te nemen. Wel kan incidenteel gebruik gemaakt worden van uitzendkrachten.De vergadering besluit de directie haar zorg over de beslissing mee te delen. De reden hiervoor is dat het vaste medewerkers veel tijd kost steeds uitzendkrachten in te werken.Wat dacht u van de meest gebruikte zin in notulen: De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom? Deze zin zegt niets en is dus overbodig. Ook hier gaat het om procesinformatie en niet om inhoudelijke informatie. Andere zinnen die niets over de inhoud zeggen, maar alleen het proces beschrijven zijn zinnen als In het kort licht hij het voorstel toe. En: Enkele consequenties van het voorstel roepen nogal wat vragen op. De lezers van notulen willen weten wát het voorstel en de consequenties ervan zijn en wélke vragen ze oproepen.

Meer notulentips

Zeg niet dát iemand wat zegt, maar wát iemand zegtDus niet: De voorzitter meldt dat er nieuwe uniformen komen. Maar:Er komen nieuwe uniformen.Niet: Karel merkt op dat het brandalarm niet goed functioneert. Maar:Het brandalarm functioneert niet goed.Vermijd vraag-met-antwoord-zinnen; geef alleen het antwoordDus niet: Ton vraagt of er een nieuwe medewerker komt. De voorzitter antwoordt dat dit het geval is.Maar:Er komt een nieuwe medewerker.Niet:Op de vraag van Marion of er al iets bekend is over het damesuniform, antwoordt de voorzitter dat dit niet het geval is.Maar:Er is nog niets bekend over het damesuniform.Vermijd voorstel-met-akkoord-zinnen; vermeld meteen de afspraak/het besluitDus niet:De voorzitter stelt voor om dit probleem voor te leggen aan de directie. De vergadering gaat hiermee akkoord.Maar:De voorzitter zal het probleem voorleggen aan de directie.Niet:Iemand suggereert om stenen koppen te gebruiken in plaats van plastic bekertjes. Allen vinden dit een prima idee.Maar:De vergadering besluit stenen koppen te gebruiken in plaats van plastic bekertjes.Henriëtte Houët is trainer-adviseur schriftelijke bedrijfscommunicatie bij Vergouwen Overduin. Zij is auteur van diverse boeken op het gebied van schrijven en tekstkwaliteit. Zij schreef onder meer Notuleren met gemak. Professionele aanpak voor heldere verslagen.