Een hogere opkomst bij een sessie? Zo doe je dat!

Vijf breintips

Yvette Leuftink en Eva Klein Brinke zijn adviseurs bij nieuwewending.nl en hebben een vaste column in Tekstblad. Deze column verscheen in editie 1, 2022. Niets missen? Word abonnee van Tekstblad!

‘Jos, doe jij nog even de uitnodiging de deur uit?’ Je team heeft bakken tijd en energie gestoken in een interactieve bijeenkomst. Onderwerp en datum staan al maanden vast, gastsprekers zijn zorgvuldig geselecteerd, het onderwerp is actueel en urgent. Je draait snel een mailtje in elkaar en met één druk op de verzendknop is de klus geklaard. Bon voyage, mailmagneet!

En dan blijft het stil. Een handjevol aanmeldingen na twee weken en de reminder (‘dit mag je niet missen’) haalt ook al weinig uit. Je zelfvertrouwen slaat om in onrust en uiteindelijk in blinde paniek.

Al is je onderwerp geweldig en zijn je sprekers prima gekozen, in de mailboxen van je publiek strijdt je mailtje om aandacht met vele andere interessante uitnodigingen. Vaak ligt het niet aan je bijeenkomst - en al zeker niet aan jou -, maar mogelijk wel aan de manier waarop je het brein van je ontvanger aan het werk hebt gezet.

Hoe slalom je slim door die potpourri van onbewuste breinprocessen van je genodigden?

Breintip 1: Je eerste slag sla je in de onderwerpregel

Vaak gaat het al mis bij de onderwerpregel en is die van het type ‘feitelijk’: ‘Uitnodiging bijeenkomst over stikstofproblematiek.’ Maak je onderwerpregel persoonlijk: ‘We organiseren een boeiende sessie voor jou Madelon, over de impact van stikstof’. De ontvanger is eerder geneigd de mail te openen, zo blijkt uit onderzoek van diverse online marketingbureaus zoals Retention Science. Zij hebben de effectiviteit van verschillende onderwerpregels onderzocht met A/B-testen. Bovendien geeft het woord ‘sessie’ meer energie dan ‘bijeenkomst’. En de term ‘problematiek’ is sowieso een afhaker.

Breintip 2: Iemand is niemand

Door tijdsdruk gebruiken we vaak een algemene aanhef. Alleen voelt een ontvanger zich zelden aangesproken door een aanhef als ‘Beste heer/mevrouw’. Hier geldt de algemene vuistregel ‘iemand is niemand’. Personaliseer daarom de aanhef. De ontvanger voelt zich aangesproken en leest eerder verder.

Breintip 3: De ontvanger is de expert

Je ontvanger is zorgvuldig geselecteerd op zijn deskundigheid. Benoem dat in je mail. Schrijf bijvoorbeeld ‘vanwege jouw kennis en betrokkenheid bij dit onderwerp nodigen we je graag uit…’. Je zet hierbij de techniek altercasting in: plaats je ontvanger in een bepaalde rol en hij gaat zich er vanzelf naar gedragen.

Breintip 4: Bepaal jij dat?

Ken je dat gevoel? Van opkomende irritatie als mensen voor jou bepalen wat jij zou moeten doen? Onze autonomie is ons heilig. Deze afwerende houding heet reactance. Geef je ontvanger daarom altijd een keuze. Voor het moment waarop je hem verwacht, bijvoorbeeld. Noem meerdere data of tijdstippen; zo houdt de ontvanger controle over zijn agenda. Of hij krijgt in ieder geval dat gevoel.

Breintip 5: Geen tijd te verliezen

‘Wees er snel bij. Er zijn maar 50 plaatsen beschikbaar.’ Zorg ervoor dat je ontvanger denkt dat hij snel moet handelen door het aantal plaatsen te beperken - en dit ook te benoemen. Deze schaarstetechniek van psycholoog Robert Cialdini bevordert actiegerichtheid.

Door de inzet van slimme breintechnieken kan een uitnodigingsmail een groots effect hebben. Sluit Jos voortaan wat eerder aan in het traject en laat zijn uitnodigingsmail geen sluitstuk zijn, maar het begin van een beweging.

Yvette Leuftink en Eva Klein Brinke zijn adviseurs bij nieuwewending.nl en hebben een vaste column in Tekstblad. Deze column verscheen in editie 1, 2022. Niets missen? Word abonnee van Tekstblad!