Foto: Anna Shvets via Pexels

Notuleren: tekstschrijven of secretarieel werk?

Goed notuleren is (tekst)schrijven. Maar er is bijna geen tekstschrijver die het aanbiedt. Wout Sorgdrager traint notulisten, Irene van Hooren notuleerde in tien jaar 500 vergaderingen. Een dubbelinterview over een ondergewaardeerd ambacht.

‘Notuleren is een goede training, je leert improviseren en je hoort nog eens wat,’ zegt Irene van Hooren, tekstschrijver bij Klare Taal. ‘In mijn opvatting is het ook echt schrijven. Een mooi samenvattend verslag, daar is eer aan te behalen. Je brengt het gesprek terug tot de kern, waarbij je probeert om iedereen recht te doen. Je moet heel goed luisteren, en het schrijven is een hele klus. Ook voor mensen die er niet bij waren, moet het begrijpelijk zijn wat er zich heeft afgespeeld. Het is verslaggeving op hoofdzaken. De eerste selectie doe je bij wat je noteert. Mijn blad van aantekeningen wordt uiteindelijk een soort mindmap, met cirkels, pijlen en uitroeptekens. Als ik het verslag de volgende dag uitwerk, kan ik dat bijna uit het hoofd.’

Notuleren kan heel vermoeiend zijn, vooral bij vergaderingen die uitlopen. ‘Ik herinner me een gemeenteraadsvergadering van 7 uur ’s avonds tot 2 uur ‘s nachts, en de notulen moesten binnen drie dagen klaar zijn! Bovendien lezen sommige raadsleden in hun twee minuten spreektijd razendsnel een lang verhaal voor, dat weer een samenvatting is van het fractieoverleg. Dat is niet bij te houden. Voor de zekerheid nam ik mijn vergaderingen altijd op.’

Ook een notulist heeft haar voorkeuren. ‘Brainstormvergaderingen verlopen vaak nogal chaotisch, dan is het de uitdaging om orde aan te brengen. Ik hou ook van onverwachte dingen, bijvoorbeeld hoorzittingen of inspraakavonden met boze mensen. Een beetje geschreeuw en gedoe is altijd leuk. En ik deed altijd graag vergaderingen over financiële zaken, bij wijze van hersenkraker.’

Onderwaardering

Oppervlakkig gezien doen niet veel tekstschrijvers aan notuleren. De website van Tekstnet levert welgeteld één collega op die verslaglegging van bijeenkomsten aanbiedt. En het maken van notulen is in de zoekmachine ook geen ‘tekstsoort’ of ‘dienst’. Van Hooren weet hoe dat komt: ‘Notuleren heeft geen status, en een stoffig imago. Er wordt op neergekeken.’

Trainer Wout Sorgdrager beaamt dat: ‘Een van mijn belangrijkste tips is: niet met koffie gaan zeulen. Gewoon niet doen. Assertief zijn. Notuleren is weliswaar dienstbaar werk, maar het is belangrijk dat het goed gebeurt. Dienstbaar wil niet zeggen dat je alles maar pikt. Bij notuleren moet je samenvatten, en daarvoor moet je je eigen plan trekken.’ Op de vraag waar die onderwaardering vandaan komt: ‘In het verenigingsleven is die onderwaardering er veel minder. Daar zijn notulen de taak van de secretaris. Die is volwaardig lid van het bestuur en doet mee aan de voorbereiding van de vergadering. In de zakelijke omgeving is notuleren waarschijnlijk ontstaan uit secretarieel werk. Als de vergadering begint, wordt de secretaresse erbij gehaald. Die heeft dan niet meegedaan aan de voorbereiding, dus dan krijg je geen goede notulen.’ En de griffie bij de gemeenten dan? ‘Ik denk niet dat gemeentelijke griffiers zelf ooit notuleren.

De onderwaardering uit zich ook in de honorering. Sorgdrager: ‘Notuleren wordt onderbetaald. Professioneel notulen maken is zeker een niche, er zijn alleen weinig opdrachtgevers die bereid zijn om voor een vergadering van 2 uur ook nog eens 1 uur voorbereiding en 2 uur uitwerking volwaardig te honoreren, met bijvoorbeeld 75 euro per uur.’ Van Hooren vult aan: ‘Cruciaal is de tijd die je krijgt om uit te werken. Je krijgt als honorering vaak 1 uur uitwerken op 1 uur vergaderen. Dat is voor samenvattende notulen zoals ik die voorsta meestal niet genoeg. 1 op 1,5 of zelfs 2 is reëler. Ik reken 50 euro per uur voor aanwezigheid en uitwerken. Notuleerbureaus zijn iets duurder, maar als notulist houd je er minder aan over.’

Hogeschoolwerk

Het slechte imago is niet terecht. Van Hooren: ’Het is veeleisend werk, en vaak echt leuk. Je komt in allerlei interessante gremia, overal in de samenleving. Ik kan inmiddels werkelijk overal over meepraten. Veel notulisten zijn hoog opgeleid. Ik schat dat bij notuleerbureaus twee derde van de notulisten een academische opleiding heeft. Het notuleren van de wetenschappelijke raad van KWF Kankerbestrijding of de raad van toezicht van een pensioenfonds is ook echt niet eenvoudig.’

Bij een nieuwe klant weet een notulist bij binnenkomst meteen uit welke hoek de wind waait. Van Hooren: ‘Als het goed is, word je ontvangen en behandeld als een professional die een klus komt doen. Dan zit je naast de voorzitter, zodat je alle aanwezigen ziet spreken. Dat is belangrijk om goed te kunnen notuleren. Maar vaak genoeg word je in een hoekje achteraf aan een tafeltje geposteerd, waardoor het moeilijk is om de vergadering te volgen. Soms word je ronduit slecht behandeld. Dan willen ze bijvoorbeeld inderdaad dat je koffie schenkt. Het sterkste staaltje heb ik jaren geleden meegemaakt bij een gemeente in het midden van het land. Bij de bespreking van de notulen van de vorige vergadering was er kritiek op mijn verslag, en er ontstond een sneeuwbaleffect. Het idee was: men wilde woordelijk terugvinden wat iedereen gezegd had. Uiteindelijk lieten ze er geen spaan van heel. Na afloop geen woord, niemand vroeg even “Goh, hoe is het met je?” Ik heb de notulen keurig afgemaakt, maar heb wel de klus opgezegd.’

Opschrijven wat er gezegd wordt

In hoeverre bevatten notulen ‘de waarheid’? Van Hooren: ‘Je vat samen en tegelijkertijd blijf je dicht bij wat er gebeurt. Het doel is een weergave waarmee iedereen zich akkoord verklaart. Je moet kiezen en je moet diplomatiek zijn, zowel in je keuzes als in je taalgebruik.’ Maar is een woordelijk verslag dan niet beter? ‘Ik ben daar niet voor, en heb het ook nooit gedaan. Je krijgt zomaar tientallen pagina’s notulen, daar wordt geregeld over geklaagd. Het gekke is dat je soms heel ruim de tijd krijgt om zo’n verslag uit te werken, terwijl woordelijk uittikken veel gemakkelijker is dan samenvatten. Je hoeft niet te kiezen. Je kunt zelfs ter vergadering meetypen.’

Wout Sorgdrager heeft het ook niet op woordelijke verslagen. ‘In de Tweede Kamer heten ze nog steeds stenogrammen. Dat zijn geen werkbare notulen, er wordt zo veel gekakeld. In mijn cursussen doe ik een oefening waarin ik een bandopname laat horen waarbij de cursisten niets mogen noteren. Pennen neer! Dan moeten ze na afloop de hoofdzaken op papier zetten. Dat vinden ze erg moeilijk, want de neiging is om alles te willen opschrijven, om niks te missen. Maar daar gaat het niet om.’

Want waar dienen notulen ook alweer voor? Sorgdrager: ’Goede notulen maken helder wat er besloten is en waarom. Ze zijn natuurlijk belangrijk voor de aanwezigen, maar vooral voor mensen die er niet bij zijn. Leden of werknemers of burgers voor wie de besluiten belangrijk zijn, maar bijvoorbeeld ook voor het nageslacht, en soms zelfs voor de rechter. Bij veel punten volstaat een goed geformuleerd besluit, maar bij sommige punten is het belangrijk dat uit het verslag inzichtelijk wordt hoe het besluit tot stand gekomen is.’

Irene van Hooren is gestopt met notuleren. ‘Je moet er niet te lang in blijven hangen, want je moet uitkijken met dat slechte imago, hoe onterecht dat ook is. Vooral in de zakelijke markt is de perceptie dat het secretarieel werk is. Dat helpt je als tekstschrijver niet. Dus: goed om te doen, maar niet te vaak.’