Digitaal communiceren: hoe doe je het goed?

21-04-2020

Digitaal communiceren moeten we leren en dat gaat toch even anders dan op de werkvloer. Het luistert nauw, je kan niet langslopen om je mail toe te lichten en woorden komen snel verkeerd over. Waar moet je op letten?

Vraag actief om hulp

Wanneer je thuis werkt, hebben collega’s het minder snel door als er iets aan de hand is, dan wanneer ze gewoon naast je zitten. Je moet actiever communiceren, zo zegt IT’er Wim Postma tegen NU.nl. Hij werkt al tien jaar vanuit huis. “Zie je een collega ergens over zuchten, dan is het makkelijker je hulp aan te bieden als je naast iemand zit. Nu moeten mensen actief om hulp vragen en het zelf ook aanbieden," merkt hij. Stuur dan dus een mail als je ergens mee zit. En dat brengt ons bij het volgende punt: hou die mail kort en bondig. Als je tien keer heen en weer moet mailen om door te vragen, dan is je inbox een chaos. Tip van Wim: “Kom direct tot de kern en zorg dat je je mail in alinea's verdeelt, zodat je lezer direct ziet welke informatie bij elkaar hoort."

Ook videovergadering is een vergadering

Skype, Google Hangout en ZOOM zijn erg handig, en de kans is groot dat je ze al hebt moeten gebruiken om te vergaderen. De communicatie is toch heel anders: je ziet de ander met vertraging, dus je praat al snel door elkaar. Het vraagt om een nieuwe etiquette. In de Volkskrant gaf Joost Cornelissen, eigenaar van Qikker Online een aantal tips:
1. Zorg voor een goede presentatie. Loop niet rond in je joggingbroek en zorg dat je op een rustige plek zit. Niets is zo vervellend als pratende mensen in de achtergrond.
2. Kom niet te laat. Net als bij een normale vergadering dus. “Stel je bent met tien mensen en iemand is vijf minuten te laat. Dat is dan tien keer vijf minuten, is vijftig minuten verspilde werktijd,” zegt Cornelissen tegen de krant.
3. Zet de microfoon uit. Veel programma’s verspringen van beeld wanneer iemand geluid produceert, waardoor deze persoon in beeld is. Vervelend dus, als persoon 1 met zijn papieren gaat rommelen en voor afleiding zorgt van persoon 2 die net aan het woord is. Hou de microfoon dus gedempt. Wil je wel iets zeggen? Zet gewoon de microfoon aan, tipt Cornelissen. Dan merken mensen snel op dat jij het woord vraagt.

Hou het luchtig

De functie van het koffiezetapparaat is verdwenen: we maken geen praatje meer met een collega terwijl het apparaat staat te pruttelen. Daarom vindt Wim Postma het belangrijk om over leuke dingen te blijven praten. "Tussen de zakelijke gesprekken probeer ik ook wat luchtige onderwerpen aan te boren, zodat er een ontspannen sfeer ontstaat." Je kan hier zelfs een moment voor inplannen of regel een vrijdagmiddagborrel via Skype.