Gebruik Trello om overzicht te houden in projecten

Met de tooltips geeft de redactie van Tekstblad tips om je werk nóg beter te doen. Denk aan handige sneltoetsen, slimme websites of nieuwe gadgets die het werkende leven makkelijker maken. Deze keer bespreken we de website Trello.

Wat is Trello?

Een account aanmaken op de gratis website Trello is makkelijk en de digitale prikborden, lijstjes en kaarten stellen je in staat om jouw projecten op een flexibele manier overzichtelijk te houden en te delen met anderen. De site wordt veel gebruikt door bedrijven omdat het een handige tool is om overzicht te houden in grote projecten. Zet je voor een klant een project op waar je met 10 man aan werkt? Dan kan het wel eens gebeuren dat er dubbel werk gedaan wordt, de taakverdeling niet duidelijk is of je maar moet blijven mailen of iets al geregeld is. Je maakt het in prikbordvorm overzichtelijk en iedereen kan inhoud toevoegen en updates geven.

Wat kan je ermee?

Het prikbord kan je zelf indelen met lijstjes, namen en kaarten. Bijvoorbeeld een lijst genaamd ‘te doen’, ‘mee bezig’ en ‘klaar’. Je klikt op de lijst en maakt een ‘kaart’ aan. Zet er bijvoorbeeld op ‘actieplan maken’, zet jouw eigen naam erbij zodat iedereen weet dat jij dit doet en schuif het naar de lijst ‘mee bezig’ als je eraan begint. Ook in de kaart zijn allerlei mogelijkheden. Je kan opmerkingen plaatsen met je vooruitgang, er labels aan hangen voor het overzicht en bestanden toevoegen die anderen nodig hebben. Het is makkelijk vorm te geven op een manier die voor jou en het project werkt.

Voor- en nadelen

Het is makkelijk om overzichtelijk te houden wie wat doet, dus het scheelt veel tijdrovende mailtjes. Je hebt alle informatie over het onderwerp van de kaart op één plek, dus je hoeft niet eindeloos te zoeken. Je kan gratis meerdere borden aanmaken.

Dat iedereen erin kan is heel handig, maar er schuilt ook een gevaar in. Iedereen moet het bijhouden, anders is het overzicht alsnog ver te zoeken. Daarnaast kan iedereen kaarten toevoegen en verwijderen, dus kan het alsnog gebeuren dat er een kaart te veel wordt aangemaakt of per ongeluk wordt verwijderd.