Tien tekst- en typografietips voor een beter curriculum vitae

Door Suzy Stals

Een curriculum vitae is een tekst die aan specifieke regels moet voldoen om succes te boeken. Maar wil het de personeelsfunctionaris of selecteur overtuigen, dan is meer nodig dan een foutloze tekst. Suzy Stals, ervaringsdeskundige, geeft handige suggesties om de tekst van het cv te optimaliseren.Suzy Stals is praktijkassistent Professionele Communicatie aan de Universiteit Antwerpen.

Wist je dat selecteurs gemiddeld zes seconden naar je cv kijken om te beslissen of je profiel geschikt is voor een bepaalde vacature? Dat onthulde een onderzoek van TheLadders op basis van tests met eye tracking. In die zes seconden moet het cv overtuigen of wordt het weggelegd. Hoe maak je een succesvol cv?

1. De opmaak als wegwijzer

Een selecteur gaat in die cruciale zes seconden op zoek naar vier elementen: je naam, je huidige functie (inclusief organisatie en startdatum), je vorige functie (inclusief organisatie, start- en einddatum) en je opleiding. Help hem om hier snel zijn weg in te vinden door een duidelijke structurele en visuele hiërarchie. Laat rubriektitels zoals Opleiding en Werkervaring opvallen door een duidelijk contrast met de rest van de tekst. Kies daarom een lettertype dat minstens 4 punten groter is dan de informatieve tekst. Zet de rubriektitels gerust in een ander lettertype en in een andere kleur, maar kies dan een kleur die ook gekopieerd nog goed leesbaar is. Een lijn over de hele breedte onder je rubriektitel maakt de bladspiegel evenwichtiger, en bovendien zijn de rubrieken dan sneller vindbaar. Voeg ook flink wat witruimte toe boven rubriektitels, en een beetje wit boven elke subrubriek: dat helpt de selecteur om in één oogopslag de informatie te vinden waar hij naar op zoek is.

2. Belangrijke informatie moet opvallen

Zorg ook binnen de rubrieken voor een duidelijke hiërarchie, zowel qua structuur als qua opmaak. Maak binnen de rubrieken zapklare brokken: presenteer elke functie, elke opleiding als een afgerond stuk informatie. Je opleidingen en functietitels laat je opvallen door ze als vet kopje boven je subrubriek te zetten en een beetje witruimte te laten tussen de subrubrieken. De naam van de onderwijsinstellingen en organisaties zet je er het liefst vlak achter of er vlak onder, maar niet in vet. Selecteurs kijken ook altijd even naar start- en einddata. Die maak je snel scanbaar door binnen elk blok met twee kolommen te werken. Zet dan in de smalle linkerkolom de start- en einddatum; de rest van de informatie past in de brede rechterkolom. Als je liever niet met twee kolommen werkt, zet de datum dan vlak onder je functietitel of opleiding. Het belangrijkste is dat je elk onderdeel consistent op dezelfde manier structureert: dat creëert voorspelbaarheid.

3. Je naam is je merk

Veel sollicitanten kiezen 'Curriculum Vitae' als titel. Erg relevant is dat niet: iedereen ziet ook zo wel dat het je cv is. Laat liever je naam opvallen. Zet die gerust ongegeneerd groot boven je cv: een 20- tot 40-punts letter kan best, afhankelijk van je naam en het lettertype. Als je je naam en de rubriektitels in hetzelfde lettertype en in dezelfde kleur zet, creëer je visuele samenhang. Dat maakt een sterke en professionele indruk.

4. Lettertypes: niet overdrijven

Kies maximaal twee lettertypes voor je cv: een lettertype voor je naam en de rubriektitels, een ander lettertype voor de rest van de tekst. Als je graag op veilig speelt, varieer dan met verschillende versies van hetzelfde lettertype. Maar ga ook dan voor contrast. Kies voor de titels bij voorkeur een grotere maar gecondenseerde versie van je lettertype, bijvoorbeeld Gill Sans MT Condensed. Gecondenseerde lettervormen lezen namelijk prettiger bij grotere letters. Combineer je liever verschillende lettertypes? Zorg er dan voor dat er ook echt genoeg contrast is. Een Garamond en een Times New Roman zijn allebei schreefletters en lijken daardoor te veel op elkaar: combineer die liever niet. Om de leesbaarheid van je cv te verhogen, schrijf je de titels en je naam in kleine letters. Stokken en staarten die uitsteken zorgen namelijk voor een beter herkenbaar woordbeeld. En omdat niet iedereen jonge ogen heeft, zet je je informatieve tekst bij voorkeur in een 11- of 12-punts letter. Wat de beste keuze is, hangt af van het lettertype. Experimenteer gerust even om te kijken wat het beste effect geeft.

Stem de keuze van je lettertype af op het communicatiekanaal. Voor een afgedrukt cv kun je om het even welk lettertype kiezen. Als je je cv via e-mail opstuurt, heb je minder keuzevrijheid. Je zorgvuldig opgestelde cv wordt een puinhoop als de selecteur je lettertype niet heeft: titels passen niet langer op één regel, stukken van rubrieken verspringen naar een volgende pagina, noem maar op. Maar het kan erger: ooit besloot mijn computer dat een wulps krullende scriptletter een prima vervanger was van een stijlvol schreefloos lettertype. Je bestand opslaan als pdf is soms een oplossing, maar niet altijd. Speel liever op veilig en kies een standaard lettertype. Als je twijfelt, googel dan even naar MS Office basic fonts.

5. Visuele rust en samenhang

Als docent zie ik honderden eerste versies van cv's. Wat me vaak opvalt, is de onrust. De oorzaak? Te veel denkbeeldige verticale lijnen, te weinig witruimte, te veel verschillende manieren om tekst te benadrukken. Denkbeeldige verticale lijnen ontdek je als je bij het begin van elk typografisch element (tekst, een opsommingsteken, een tabel) een verticale lijn trekt. Visueel evenwichtige teksten hebben maar een paar denkbeeldige verticale lijnen. In een cv heb je eigenlijk maar drie van die lijnen nodig: een voor de smalle linkerkolom met data, een voor de rechterkolom en een voor de tekst van de opsommingen in de rechterkolom.Een andere vaak voorkomende fout? Te veel tekst op een blad om alle informatie keurig op één of twee bladzijden te krijgen. Minder wit is niet de oplossing. Als tekst dicht bij elkaar staat, is er geen structurele samenhang en is de cognitieve inspanning om specifieke informatie te vinden te hoog. Een betere oplossing? Minder relevante informatie schrappen of experimenteren met lettertype en regelafstand. Helemaal hoofdpijnverwekkend zijn cv's die wel een demonstratie lijken van alles wat een tekstverwerkingsprogramma te bieden heeft om tekst te doen opvallen. Vet, cursief, onderlijnd, hoofdletters, kleuren, verschillende lettertypes en lettergroottes: een kat vindt er haar jongen niet in terug. Zelf speel ik liever met witruimte, vette kopjes en duidelijk contrasterende titelletters om de lezer sneller te laten vinden waar hij naar op zoek is.

6. Je cv op maat

Handig toch, one size fits all? Toch laat ik die kleren altijd links liggen. Ze staan gewoonweg niet mooi. Zo werkt het ook met cv's: wil je de kans op een uitnodiging voor een gesprek verhogen, dan maak je je cv beter op maat van de klant. Hoe je dat aanpakt? Vertrek van een moeder-cv: daarin zet je alle informatie die professioneel relevant is. Al je opleidingen, al je functies en studentenbaantjes, al je vaardigheden.Voor een specifieke sollicitatie maak je een kopie van je moeder-cv en schrap je alles wat niet relevant is voor die ene vacature. Irrelevante informatie leidt namelijk af van de essentie. Als je twijfelt of iets relevant is, kun je het altijd bondig vermelden, zonder bijkomende informatie toe te voegen. Reageer je op een advertentie? Analyseer die dan grondig en verwerk de gebruikte terminologie over takenpakket en vaardigheden in je cv. Zo krijgt de selecteur onbewust het signaal dat je een geschikte kandidaat bent voor de vacature.

7. Schrijf helder en beknopt

Weersta de verleiding om hele alinea's te schrijven. Zo verstop je informatie voor de snelle scanner. Schrijf liever bondig en gebruik opsommingen waar je maar kunt. Dat is een handige manier om de selecteur zo veel mogelijk informatie in korte tijd mee te geven. Boodschappenlijstjes schrijf je toch ook niet als proza?

8. Foto toevoegen? Denk goed na!

Foto of geen foto? Het eye tracking onderzoek is daar volgens mij niet duidelijk over. We leren dat selecteurs ongeveer 19% van de tijd aan de foto van een online cv besteden. Het zou hen afleiden van de echt relevante informatie en de cognitieve belasting om een beslissing te nemen, verhogen. Alleen is het niet duidelijk of de totale tijd die ze aan een cv besteden misschien wel langer is voor een cv met foto. Een zoektocht op internet maakt ons niet veel wijzer: de meningen zijn verdeeld en erg subjectief. Sommige selecteurs vinden het prettig om een gezicht op een naam te kunnen plakken, anderen vinden een foto ongepast. Maar over één ding is iedereen het eens: als je een foto toevoegt, denk dan goed na. Beperk het formaat tot dat van een paspoortfoto, zorg dat je gezicht er voldoende groot op staat en vermijd storende elementen als een drukke achtergrond of ongepaste kleding. Maar ik blijf benieuwd naar nieuw onderzoek.

9. Denk al aan de tweede ronde

Selecteurs scannen cv's om een eerste grove selectie te maken. Maar als er na die eerste selectie nog te veel kandidaten overblijven, volgt een tweede selectieronde. Geef daarom genoeg informatie. Heb je een minder bekende opleiding gevolgd? Vermeld dan de belangrijkste vakgebieden of de belangrijkste vakken dan wel scripties. Focus in de toelichting bij je functies meer op tastbare resultaten dan op je takenpakket. Potentiële werkgevers willen weten hoe jij het verschil kunt maken in hun organisatie. Heb je in vorige functies het rendement verhoogd, de kwaliteit verbeterd of klantvriendelijke procedures ingevoerd? Kwantificeer dan je bijdrage waar mogelijk: dat maakt het allemaal wat concreter en daardoor geloofwaardiger.

10. De puntjes op de i

Je cv is eindelijk klaar. Opsturen dan maar? Nee! Lees het nog eens grondig na. Héél grondig, in verschillende rondes, om gericht de verschillende criteria te checken. Het liefst pas de volgende dag, als je daar de tijd voor hebt. Want dan zie je meer. Wat moet je zoal checken? Begin met de inhoud: staat alles in je cv wat er in moet staan, is alles geschrapt wat niet relevant is? Kijk daarna kritisch naar de structuur: staat de meest relevante informatie per rubriek bovenaan? Hebben de subrubrieken vette kopjes met genoeg witruimte ertussen? Heb je waar mogelijk met opsommingen gewerkt?

Kijk in een volgende ronde de taal nog even na: staan er geen tik- of taalfouten in? Controleer tot slot de opmaak. Is er een duidelijke visuele hiërarchie? Ben je overal consistent geweest in je keuzes? Als je op zeker wilt spelen, laat je cv dan nog eens nalezen door iemand anders. Het liefst door iemand met kennis van zaken: over je eigen fouten lees je gemakkelijk heen. Als je rekening houdt met deze tien tips, stijgt volgens het onderzoek de gemiddelde score voor gebruiksvriendelijkheid van 3,9 naar 6,2, waarbij 7 de maximumscore is. Misschien toch de moeite om nog eens te schaven aan dat cv?