Zakelijke lezers: geen peil op te trekken

Over eigenzinnig lezen en wat dat betekent voor schrijvers

Veel werkende mensen besteden een groot deel van hun werktijd aan lezen: advies- en andere rapporten, beleidsnota’s, memo’s, vakartikelen, e-mails, offertes enzovoort. Eigenlijk weten we amper hoe ze dat doen; er is weinig onderzoek gedaan naar zakelijk lezen. Samen met twee Groningse CIW-studenten bracht Louise Cornelis daar verandering in. Dat resulteerde in hun MA-scripties. Uit het onderzoek blijkt dat zakelijke lezers zich eigenzinniger gedragen dan ze zeggen. En hoe schrijf je eigenlijk voor dit type lezers?

Er is weinig onderzoek gedaan naar zakelijk lezen, maar één belangrijke inspiratiebron hadden we wel: het proefschrift van Rob Neutelings (Neutelings, 1997). Die vroeg volksvertegenwoordigers hardop te denken en te lezen terwijl ze een beleidsnota lazen die ze sowieso op dat moment moesten lezen. Neutelings zat erbij, nam alles wat de lezers zeiden op, werkte die opnames uit en analyseerde ze. Hij kwam tot de conclusie dat de volksvertegenwoordigers eigenzinnig lazen: ze hadden allemaal een eigen leesstijl. Dorien Groenewoud (Groenewoud, 2013) gebruikte Neutelings’ methode voor onderzoek naar het leesproces van vijf verschillende zakelijke lezers, ieder met een adviestekst die ze op dat moment moesten lezen. Uit haar analyse van de opnames blijkt, net als bij Neutelings, dat de leesprocessen allemaal anders verliepen. Dit zijn drie typerende voorbeelden (de namen zijn pseudoniemen):

Marja: actiegericht skimmen 

Marja is beleidsmedewerker in een ziekenhuis. Ze leest van papier een tekst van vier pagina’s met aanbevelingen die haar werkterrein betreffen. Ze begint zonder enige oriëntatie met lezen, bovenaan pagina 1, en leest de tekst vanaf daar lineair. Ze slaat veel woorden, zinnen en soms hele tekstpassages over. Ze zoekt naar acties die zij moet uitvoeren. Daar maakt ze notities van en aan het eind somt ze ze allemaal nog een keertje op. Ze is dan 7,5 minuut bezig geweest.

Peter: efficiënt scrollen 

Peter is voorzitter van de Nederlandse tak van een internationale NGO. Hij is 25 minuten bezig met een digitaal Engelstalig rapport van 74 pagina’s, ter voorbereiding op een bespreking. Na het vluchtig doornemen van de inleiding scrollt hij terug naar de executive summary. Deze leest hij vrijwel helemaal en lineair. Dan scrollt hij snel door de tekst, vaak gebruikmakend van de zoekfunctie. Hij zoekt op trefwoorden naar de stukken die voor hem van belang zijn met het oog op de bespreking: de heikele onderwerpen.

Nadine: ijverig controleren 

Jurist Nadine leest een adviestekst van vijf pagina’s op papier, in ruim 25 minuten. Voordat ze met lezen begint, bladert ze door de tekst om zich te oriënteren op lengte, structuur en kopjes. Dan begint ze aan de inleiding. Daar valt haar oog al snel op een dikgedrukte alinea die ze grondig leest. Ze zegt vervolgens de strekking van de tekst wel te begrijpen, maar ze moet hem ook nog nalopen op spelfouten, opbouw en eventuele juridische fouten. Ze begint opnieuw vooraan met lezen, en leest dan lineair, bijna alles. Ondertussen formuleert ze kritiek op de opbouw en inhoud van de tekst, en verbetervoorstellen: de tekst kan volgens haar veel bondiger.

De leesprocessen kenmerken zich in het algemeen door een hoge mate van lezersturing: de lezers laten hun leesgedrag bepalen door hun eigen doel en belang, niet door de tekst. Ofwel, in Groenewouds woorden (p. 87): ‘Ze bepalen hun eigen koers en wijken daar niet van af’. Die zo sterk bepalende leesdoelen ver - schillen nogal, en daardoor verschillen de manieren van lezen ook, bijvoorbeeld de mate van selectie: de een leest alles en slaat niks over, de andere gaat juist met grote sprongen kriskras door de tekst en leest in totaal maar een fractie. Ook waren de lezers zeer actieve verwerkers: ze waren de hele tijd bezig zelf dingen bij de tekst te bedenken, zoals associaties, commentaar, oordelen en vragen, opnieuw afhankelijk van hun leesdoel.

Zakelijke lezers: ‘Geen tijd voor grondig lezen’ 

Als je wilt weten hoe zakelijke lezers lezen, kun je ze dat natuur - lijk ook gewoon vragen. Dat is wat Kiki Jacobs deed (Jacobs, 2013). Ze hield uitgebreide interviews met acht mensen die voor hun werk veel moeten lezen. Thema’s die aan de orde kwamen waren onder andere genres, leesplekken en communicatiemiddelen, de aanpak van het leeswerk en de tekstuele voorkeuren. Op bijna al deze punten verschillen de geïnterviewden nogal van elkaar. Dat komt overeen met Groenewouds bevindingen: elke zakelijke lezer leest anders. Maar er bleek ook een overeenkomst tussen deze lezers, en deze maakt iets nieuws zichtbaar ten opzichte van het hardop denken: de geïnterviewden zeggen het liefst vooraan te beginnen en lineair door de tekst te gaan, eventueel zelfs een tweede keer, om het gelezene te kunnen onthouden. In de woorden van een van hen (p. 30/31): ‘Bijvoorbeeld cao of wetgeving of instructies voor het werk, dat lees ik soms ook wel twee keer door, omdat het is… onmogelijk om het allemaal in één keer te onthouden.’

Bij de hardopdenkers komt ‘alles lezen en onthouden’ als doel niet voor. Vergelijk bijvoorbeeld Marja: zij zoekt naar de voor haar belangrijke zaken en schrijft die op. De geïnterviewden zeiden dat ze voor dat grondige lezen echter nooit genoeg tijd hebben, ook al doen ze het deels buiten werktijd, zoals thuis of in de trein. Vanwege die tijdnood ‘moeten’ ze wel selecteren. Dan lezen ze alleen de samenvatting of de conclusie, of ze scannen de tekst. Dat selectieve lezen zagen we ook bij de hardopdenkers, maar de geïnterviewden lijken zich amper bewust van het belang van hun leesdoel daarbij. Dat duikt slechts bij een paar op, zoals bij deze ondervraagde (p. 30): ‘Dan pik ik de highlights eruit en de gebieden waar ik wat van moet vinden, en daar beperk ik me dan toe.

Bij anderen drukt de ervaren noodzaak tot selecteren zwaar op de schouders, zoals bijvoorbeeld in de woorden van deze derde geïnterviewde (p. 38), die zichzelf ‘lui’ noemt omdat hij dingen overslaat: ‘Maar ik ben een luie lezer, denk ik. (…) Op een gegeven moment verlies ik gewoon mijn aandacht, of verliest het mijn interesse. En zo kan ik zo’n rapport ook wel lezen (…) als ik een tijd zit te lezen en het schiet eigenlijk niet op, de tekst, dan sla ik stukken over.’ Tot slot blijkt uit de interviews dat zakelijk lezen sterk bepaald wordt door gewoontevorming. Alle lezers hebben een strategie ontwikkeld voor complexe teksten, en die is gebaseerd op hoe die tekst over het algemeen in elkaar zit. In een adviesrapport verwachten ze bijvoorbeeld de conclusie achterin, en die hoort ook ‘conclusie’ te heten.

Dat is in lijn met wat ik in eerder onderzoek (Cornelis, 2013) aantrof, namelijk dat lezen sterk wordt bepaald door gewoontes die bepaald zijn door genreconventies. Een daarvan afwijkend rapport, bijvoorbeeld met de hoofdboodschap voorop en boodschaptitels (zoals krantenkoppen), verwart lezers, althans, als ze die manier van rapporteren (‘piramidaal’, volgens Minto, 2009) niet kennen. Maar als ze hem wél kennen, helpt die opbouw juist. Dat bleek uit een derde scriptie (Born, 2014): rap - porten met de hoofdboodschap voorop en met boodschaptitels helpen kenners van die opbouw juist om leesdoelgestuurd te lezen. Ook bij hen wordt lezen bepaald door genreverwachtingen, maar die zijn door hun leeservaring met afwijkende rapporten veranderd. Opnieuw blijkt daaruit hoe zeer zakelijke lezers verschillen.

Eigenzinnige lezers 

Zakelijke lezers zijn eigenzinnig: ze lezen allemaal anders, allemaal op hun eigen manier, en laten zich veel meer bepalen door hun eigen leesdoel dan door de tekst. Bovendien kun je niet afgaan op wat ze zelf over hun lezen zeggen, want ze doen iets anders. Er is dus geen peil op ze te trekken. Voor schrijvers betekent dit in de eerste plaats dat het kan lonen om je lezer en diens leesdoel zo goed mogelijk te kennen. En verder: als je wilt dat je lezer een bepaalde boodschap meekrijgt, dan zal die luid en duidelijk in de tekst moet staan, op verschillende plekken. Denk aan titel, samenvatting, inhoudsopgave, inleiding, koppen en aan het eind. En dan nog is succes niet gegarandeerd.

Snellezen 

In de tijd dat ik de scripties over lezen begeleidde, heb ik me ook verdiept in snellezen. Ik las de klassieker op dat gebied, Buzan (1991), en ik bezocht een snelleescursus. Bij beide werd tekstbegrip gemeten door middel van vragen naar nogal willekeurige details. Dat past bij het leesdoel ‘alles lezen en onthouden’, al kwam dat doel bij geen van beide expliciet aan de orde, laat staan dat het werd geproblematiseerd. Ik denk dat zakelijke lezers die gebukt gaan onder tijdsdruk meer baat hebben bij leren dat ze hun eigen koers mogen bepalen en hoe ze dat kunnen doen. Want van wie ‘moet’ je eigenlijk alles lezen?

Lezers verschillen 

Dat lezers zo verschillend lezen, herken ik uit de groepjes met zakelijke schrijvers die ik begeleid in het kader van schrijfvaardigheidstrainingen. Elke deelnemer neemt een eigen tekst mee, en legt die voor aan de anderen voor een ’30-secondentest’: vindt een lezer in korte tijd de essentie? Ik ben regelmatig verrast door wat anderen dan uit de tekst halen. Dat heb ik dan zelf niet gezien, en omgekeerd. Die verschillen zichtbaar maken, is nuttig voor de deelnemers: ze ervaren zo hoe verschillend hun lezers zijn.

Over de auteur

Louise Cornelis is zelfstandig tekst - en communicatieadviseur in de zakelijke dienstverlening. Daarnaast werkt ze als freelance universitair docent bij CIW of Nederlands aan diverse universiteiten. Van 2010 tot en met 2013 was dat aan de Rijksuniversiteit Groningen.

Dit artikel is eerder verschenen in Tekstblad editie 3 van 2015.