In deze 4 stappen schrijf je een duidelijke brief

Dankzij de campagne Direct Duidelijk is de overheid hard op weg om duidelijker te leren communiceren. Geen lastige zinsconstructies, moeilijke woorden en ingewikkelde wetten meer. Op die manier moet tekst beter te lezen zijn voor elke Nederlander. Met deze 4 stappen schrijf jij een duidelijke brief die jouw doel duidelijk maakt.

1. Hou rekening met het doel en je lezer

Bedenk ten eerste of je wel een brief moet schrijven. Als het gaat om een kwestie waarbij de lezer stap voor stap een traject moet doorlopen, is een brief nuttig. Gaat het om een ingewikkelde of persoonlijke kwestie, dan kan je beter iemand bellen. Zelfs een video kan nuttig zijn wanneer het nieuws alle inwoners van de gemeente aangaat. Kies daarna je doel van je brief. Stel jezelf hierbij de vraag: wat moet de lezer doen en wat wil hij weten? Hou dit dan voor ogen met het schrijven van de tekst. Spreek vervolgens de lezer persoonlijk aan. Zeg dus: Wat verandert er in uw uitkering? In plaats van: Wijzigingen in de WW.

2. Zorg voor een duidelijke opbouw

Geef een duidelijke titel waarin de boodschap duidelijk wordt. Hou het kort, maar wel precies. Met de titel Vragenformulier, weet je nog niet waar het formulier over gaat. Zeg dan: Aanvraag van een tegemoetkoming in de kosten van woon-werkverkeer. Orden daarna de inhoud van de brief, bijvoorbeeld van belangrijk naar minder belangrijk, van algemeen naar specifiek, of in een chronologische volgorde. Neem je lezer stap voor stap mee. Gebruik ook tussenkoppen om de samenhang overzichtelijk te maken voor de lezer.

3. Gebruik begrijpelijke woorden en zinnen

Denk aan gesprekken die je zelf hebt in het dagelijkse leven. Dan gebruik je ook geen ambtelijke of ingewikkelde taal. Schrijf op die manier ook je brieven. Vervang woorden als bij deze met hierbij of inzake met over. Probeer ook afkortingen te vermijden die de tekst onduidelijk zouden kunnen maken. Er is niets mis mee om ze uit te schrijven. Natuurlijk is je doel dat de lezer de informatie onthoudt of actie onderneemt. Schrijf daarom de zinnen actief op, vermijd synoniemen die verwarring kunnen scheppen en formuleer de boodschap positief.

4. Neem de tijd voor een controle ronde

Als laatste stap komt de controle ronde. Je zal merken dat dit echt een verschil maakt. Laat de tekst even liggen voor je er weer naar kijkt, laat het een collega lezen of stel een lezerspannel samen die dit voor jou doet. Herschrijf het op basis van de feedback. Wanneer de tekst voldoet aan de checklist en aan de huisstijl van jouw organisatie, dan is hij klaar voor verzending!